El Reglamento de la Unión Europea sobre Cadenas de Suministro Libres de Deforestación (EUDR, por sus siglas en inglés) aborda la deforestación global imponiendo estrictas obligaciones a las empresas que venden productos afectados por la regulación. Estas obligaciones exigen que las empresas coloquen los procesos de cumplimiento en el núcleo de sus operaciones, asegurando que recopilen, analicen y reporten datos precisos. Como resultado, muchas empresas consideran esta regulación como “crítica para la misión”, ya que debe integrarse profundamente en su cadena de valor.

EUDR aplazado: Lo que significa este tiempo extra para las empresas

En noviembre de 2024, las autoridades de la UE anunciaron un retraso de un año en la entrada en vigor del EUDR, aplazando su aplicación de diciembre de 2024 a diciembre de 2025. Aunque algunas empresas ya están tan preparadas como pueden estarlo, la mayoría de las cadenas de valor aún tienen trabajo por delante para cumplir con el EUDR. Esta falta de preparación fue el principal motivo detrás de la propuesta de la Comisión Europea de posponer la regulación.  

Lograr el total cumplimiento del EUDR requiere que las empresas establezcan procesos y sistemas que puedan operar sin problemas dentro de sus actividades diarias. Sin embargo, implementar sistemas de cumplimiento conlleva una serie de tareas organizativas, especialmente relacionadas con los proveedores y la interacción con los clientes. La experiencia sugiere que estas tareas organizativas pueden llevar varios meses en completarse. 

Dado el tiempo adicional proporcionado por el retraso, se recomienda que las empresas se centren en dos áreas clave: 

1. Abordar las tareas organizativas para eliminar cualquier obstáculo temprano. 
2. Definir procesos objetivo y configurar sistemas para garantizar que puedan funcionar de manera efectiva.  

Lo que las empresas necesitan para cumplir con el EUDR

Los requisitos básicos —recopilación de datos, debida diligencia y presentación de informes— están bien documentados. Sin embargo, los pasos que deben seguir las empresas para lograr el pleno cumplimiento del EUDR son algo menos claros. Los siguientes párrafos buscan proporcionar una guía concreta. 

Para comenzar, hay actividades organizativas que las empresas deberían priorizar al prepararse para el EUDR. Aunque no son exhaustivas, estas actividades suelen incluir:  

• Comprender el impacto del EUDR: Identificar qué productos y cadenas de suministro están afectados por la regulación.
• Definir escenarios relevantes: Determinar los diversos roles en los que la empresa actúa como una entidad relevante para el EUDR, como actividades de importación, producción o comercio. Cada escenario conlleva implicaciones específicas para los procesos y pasos de cumplimiento necesarios.
• Evaluar las operaciones actuales: Obtener una comprensión profunda de las operaciones existentes y los procesos asociados (IT) para cada escenario. Aunque esto puede parecer sencillo, una comprensión detallada de estos mecanismos es esencial para habilitar la automatización eficiente e inteligente.
• Preparación del ERP: Las empresas más grandes que aspiran a integraciones completas de TI deberían aprovechar las experiencias de los pasos anteriores para optimizar los sistemas ERP. Esto incluye limpiar datos maestros y añadir campos clave, como los códigos HS para los productos. Aunque parecen detalles menores, estos pasos pueden facilitar significativamente los esfuerzos de cumplimiento.
• Interacción con proveedores: Construir los canales de comunicación necesarios para respaldar la recopilación de datos y los esfuerzos de cumplimiento. 

Todas estas actividades se pueden completar sin software especializado, pero es altamente recomendable para garantizar una implementación y cumplimiento del EUDR fluidos y eficientes. 

Cuando se trata de actividades en curso dentro de las operaciones diarias, las generalizaciones son difíciles, pero típicamente incluyen : 

• Recopilación de datos: Principalmente datos geoespaciales o datos para la Declaración de Diligencia Debida (DDS), dependiendo del caso. Idealmente, los datos deben recopilarse con cada compra para permitir una gestión efectiva de riesgos. 
• Realización de la debida diligencia: Asegurarse de la conformidad para cada envío entrante antes de aceptar bienes físicos. Este paso ayuda a confirmar que solo los productos conformes sean adquiridos, procesados y vendidos.
• Creación y envío de la DDS: Generar declaraciones de diligencia debida y enviarlas a la interfaz de la UE correspondiente (por ejemplo, TRACES) cuando sea necesario. Por ejemplo, los tostadores de café deberían enviar una DDS al tostar o vender café tostado. 
• Compartir información con los clientes: Proporcionar información relevante de cumplimiento a los actores de la cadena de suministro, como minoristas. 

Abordando sistemáticamente estas actividades organizativas y operativas, las empresas pueden establecer una base sólida para lograr y mantener el cumplimiento con el EUDR. 

Prioridades a corto plazo: Palancas para actuar ya

Las tareas organizativas que no requieren software especializado deben abordarse de inmediato para lograr avances tangibles hacia el cumplimiento del EUDR. Las áreas clave de enfoque incluyen: 

• Análisis de escenarios: Identificar cómo impacta el EUDR a la empresa en diferentes roles (importador, productor, comerciante) y determinar los requisitos específicos para cada escenario. 
• Compromiso con la cadena de suministro: Iniciar la comunicación con proveedores para recopilar los datos necesarios y alinearse con los requisitos del EUDR. 
• Involucrar a las partes interesadas clave: Integrar a los equipos internos (adquisiciones, IT, cumplimiento) y socios externos para garantizar la alineación con los objetivos y responsabilidades. 

El Objetivo: Cumplimiento fluido como parte de las operaciones principales

Cuando las empresas discuten su modelo operativo ideal para el EUDR, el objetivo es claro: el cumplimiento debe integrarse de manera fluida en las operaciones principales, requiriendo un esfuerzo adicional mínimo. Contribuir de manera significativa a detener la deforestación no debería verse como una carga, sino como una parte natural de los procesos empresariales, afectando lo menos posible a proveedores y clientes. 

Lograr este objetivo requiere sistemas bien diseñados y procesos de cumplimiento que se integren eficazmente con los flujos de trabajo comerciales existentes. Las soluciones de software para el cumplimiento del EUDR deberían aprovechar la infraestructura de IT existente para operar de manera autónoma.

Ejemplo: Un modelo objetivo para tostadores de café

Para ilustrar, consideremos el modelo objetivo para un tostador de café: 

1. Solicitudes automáticas de datos: Los datos de contrato sincronizados desde el sistema ERP del tostador generan solicitudes automáticas de datos a los proveedores.
2. Recolección de datos: Las declaraciones de diligencia debida (DDS) o los datos de geolocalización se transmiten automáticamente, ya sea a través de API conectadas a sistemas de proveedores o porque los mismos proveedores usan osapiens. La intervención manual solo es necesaria si los proveedores no responden a solicitudes y recordatorios. 
3. Análisis automático de riesgos: El sistema analiza riesgos de deforestación, legalidad y cadena de suministro basándose en los datos recibidos. 
4. Hallazgos de riesgo alto: Si se detectan riesgos altos y no se pueden mitigar con la información existente, se crea un caso automático. Un empleado dedicado investiga, documenta y evalúa todas las medidas de manera compatible con auditorías.
5. DDS para importaciones: Una vez que el contrato se considera de riesgo insignificante, el sistema genera automáticamente una DDS, extrayendo todos los datos requeridos para facilitar la presentación en TRACES NT a través de una API existente. 
6. Trazabilidad por lotes y producción: Cuando los envíos se reciben y tuestan, los datos de trazabilidad de los lotes se envían desde el sistema ERP al software de cumplimiento. Esto activa la generación automática de declaraciones de DDS para cada lote de datos para el EUDR. This triggers automatic DDS generation for roasted coffee, including all relevant data for EUDR. 
7. Uso compartido de datos: Una vez que se obtienen los números de DDS y los tokens de validación, pueden reutilizarse en el sistema ERP del tostador para facilitar el acceso y el intercambio con los clientes (por ejemplo, minoristas a través de EDI) o proporcionarse mediante un portal dedicado. 

Puntos clave: Ejemplo de un modelo objetivo para tostadores de café  

Para un tostador de café, o cualquier otra empresa afectada por el EUDR, una solución de software debería centrarse en automatizar procesos repetitivos, como la recolección de datos, el análisis y los informes. Estas tareas, cuando se realizan manualmente consumen mucho tiempo y son propensas a cometer errores. Integrarlas en sistemas ERP existentes y flujos de trabajo permite un proceso fluido y automatizado para el cumplimiento del EUDR. 

En resumen, se recomienda encarecidamente a las empresas a: 

• Comenzar a abordar la preparación organizativa de inmediato.
• Empezar a definir su modelo operativo objetivo para garantizar que estén listas para ejecutar procesos conformes al EUDR de manera eficiente cuando la regulación entre en vigor. 
• Encontrar el software que pueda automatizar estos procesos relacionados con el EUDR.