Los errores más comunes en el reporting de sostenibilidad… y sus consecuencias reales

Ideas clave

• Muchas pymes subestiman el reporting de sostenibilidad al tratarlo como una tarea puntual de documentación, en lugar de un proceso de negocio recurrente.
• Los errores típicos generan costes ocultos: desde ineficiencias y fallos hasta oportunidades de negocio perdidas y retrasos en la financiación.
• Marcos como VSME, apoyados por soluciones digitales como osapiens HUB, ayudan a reducir el riesgo al estructurar el alcance, las responsabilidades y los outputs.

El reporting de sostenibilidad genera valor empresarial real para las pymes: mejor acceso a financiación, posiciones más sólidas en las cadenas de suministro y una visión interna más clara de riesgos e ineficiencias. Pero ese valor solo se materializa cuando el reporting se hace de forma consistente. Y la consistencia es, precisamente, donde la mayoría de las pymes se atascan.

No porque les falte compromiso. Sino porque el reporting de sostenibilidad suele entrar en la empresa de la peor manera posible: de forma reactiva, bajo presión y sin un proceso claro detrás.

El resultado es un conjunto de trampas recurrentes que parecen inofensivas por separado, pero que se acumulan y acaban convirtiéndose en un riesgo real para el negocio con el tiempo.

Los riesgos ocultos de decisiones de reporting que parecen inteligentes

La mayoría de los problemas de reporting de sostenibilidad no empiezan con una mala decisión. Empiezan con una razonable.

Una pyme recibe un cuestionario de un cliente clave. Alguien recopila lo que puede, lo rellena y lo devuelve. Hecho. Seis meses después, un banco pide algo similar. Se envía una respuesta ligeramente distinta. Luego lo pide otro cliente y el proceso se repite. En ningún momento nadie “se equivoca”. Y aun así, con el tiempo, la empresa ha creado datos inconsistentes para tres stakeholders, sin una línea base trazable y sin un responsable claro de nada de ello.

Ese es el patrón. No es negligencia, sino la lenta acumulación de decisiones ad hoc que nunca se pensaron para convertirse en un proceso.

Cuatro trampas comunes de reporting y cómo salir de ellas

Trampa 1: decir que sí a todo

Qué pasa y por qué parece lógico

Con tal de ser cooperativas, las empresas intentan responder a todas las preguntas de sostenibilidad que reciben, independientemente de su relevancia o viabilidad. Cada nueva petición de un cliente añade algunos puntos de datos más. Cada consulta de un banco amplía un poco más el alcance. Decir que sí evita fricción. Negarse o poner límites a una pregunta de sostenibilidad de un cliente clave parece la señal equivocada.

Por qué sale mal

El alcance se va ampliando continuamente. Se acumulan nuevos puntos de datos sin alineación ni priorización. Lo que empezó como un conjunto manejable de divulgaciones se convierte en una lista creciente de obligaciones, la mayoría de las cuales nunca se acordaron formalmente. Cada ciclo de reporting exige más esfuerzo que el anterior. No hay una línea base estable sobre la que construir. Y como el alcance nunca se definió, nunca puede defenderse: cada petición entrante se convierte en una negociación.

La salida

VSME define exactamente qué se espera que reporten las pymes y, igual de importante, qué no. Ese límite no es arbitrario: lo establece el mismo organismo que desarrolló los estándares ESRS detrás de la CSRD. Clientes y bancos lo reconocen cada vez más. Esto permite que las pymes tengan una base legítima y validada externamente para gestionar las solicitudes entrantes, en lugar de absorberlas sin más. Con osapiens HUB, ese alcance definido se convierte en la columna vertebral de cada interacción con stakeholders: un dataset, un límite claro, y se acabaron las negociaciones abiertas.

Trampa 2: tratar el reporting como una tarea puntual

Qué pasa y por qué parece lógico

Los datos de sostenibilidad se recopilan mediante hojas de cálculo, cadenas de emails y archivos individuales, normalmente en las semanas previas a una fecha límite y por quien esté disponible. Para una primera solicitud, esto es totalmente lógico. Es barato, rápido de montar y no requiere inversión en herramientas o procesos.

Por qué sale mal

Lo “puntual” se vuelve recurrente. La recopilación manual que se diseñó para una única respuesta se reutiliza una y otra vez, acumulando errores en cada ciclo. Los datos son difíciles de validar, la trazabilidad es pobre y las correcciones se hacen bajo presión de tiempo. Los errores pasan desapercibidos hasta que importan: en una auditoría de proveedores, una revisión de financiación o una evaluación de licitación. Para entonces, arreglarlos es mucho más caro que haberlos prevenido. Y, con cada nuevo ciclo de reporting, el mismo proceso frágil tiene que reconstruirse desde cero.

La salida

Una estructura estandarizada permite recopilar los datos una vez y reutilizarlos muchas veces. Con VSME como referencia y osapiens HUB como backbone operativo, la siguiente petición de un stakeholder no obliga a rebuscar en cadenas de emails antiguas y hojas de cálculo. Activa un informe que ya existe, ya está validado y ya es consistente con todo lo anterior. Lo que antes llevaba semanas pasa a llevar una tarde.

Trampa 3: asumir que con “responsabilidad compartida” basta

Qué pasa y por qué parece lógico

La recopilación de datos de sostenibilidad se reparte entre quienes tienen la información relevante: finanzas para los costes energéticos, RR. HH. para el headcount, operaciones para las emisiones. La responsabilidad se “comparte”, lo que en la práctica muchas veces significa que no es de nadie. La sostenibilidad es genuinamente transversal, así que distribuir la responsabilidad parece justo y técnicamente sensato.

Por qué sale mal

Sin un responsable definido, las solicitudes de datos circulan sin resolverse. Los plazos se incumplen. Aparecen lagunas en las divulgaciones. Cuando falta algo, no está claro quién debía haberlo aportado o por qué se omitió. El coste inmediato es fricción interna. El coste a largo plazo es la fiabilidad: los stakeholders que reciban divulgaciones incompletas o inconsistentes una vez, lo tendrán en cuenta en cómo evalúan a la empresa la próxima vez.

La salida

Las divulgaciones estructuradas convierten las responsabilidades en algo concreto. VSME define un conjunto específico de temas y métricas, lo que hace natural asignar un responsable claro a cada uno. La sostenibilidad deja de ser “el problema de todos” y pasa a ser un conjunto de tareas específicas y manejables repartidas entre las personas correctas. osapiens HUB refuerza esto mediante flujos de trabajo definidos: cada dato tiene un responsable, una fuente y un paso de validación. Nada queda dando vueltas indefinidamente.

Trampa 4: redactar cada respuesta desde cero

Qué pasa y por qué parece lógico

Cada solicitud de un stakeholder se trata como única. Las respuestas se redactan de forma individual, adaptadas al formato o al wording específico de cada cuestionario. Distintos clientes y bancos preguntan cosas distintas, así que personalizar las respuestas parece respetuoso y exhaustivo.

Por qué sale mal

El mismo dato subyacente (por ejemplo, el consumo total de energía) se reporta de forma diferente en tres solicitudes distintas. Las cifras no se contradicen, pero no son directamente comparables. Los stakeholders que comparen notas se darán cuenta. La inconsistencia erosiona la credibilidad de formas difíciles de detectar y aún más difíciles de reparar. Además, encarece cada nueva solicitud: sin una estructura de datos reutilizable, cada cuestionario empieza desde cero.

La salida

Una única estructura de datos, mantenida de forma central y utilizada con todos los stakeholders, elimina este riesgo por completo. La cifra energética que se envía a un cliente es la misma que se envía al banco, porque procede de la misma fuente validada. Con osapiens HUB, esta consistencia está integrada en el proceso, en lugar de depender de la disciplina individual. Cada divulgación parte de la misma base, lo que hace que la credibilidad se acumule con el tiempo en lugar de erosionarse.

Cómo los errores de reporting pueden ralentizar o bloquear decisiones clave de negocio

Los cuatro patrones anteriores rara vez provocan un único fallo dramático. Sus consecuencias son más lentas y más insidiosas: moldean cómo perciben la empresa los stakeholders que más importan.

• Una evaluación de proveedor se la lleva un competidor cuyos datos de sostenibilidad son más limpios y consistentes.
• Una decisión de financiación se retrasa mientras el banco solicita aclaraciones adicionales sobre datos ESG que deberían haber sido sencillos.
• Una auditoría de proveedor tiene que repetirse porque divulgaciones previas no eran trazables a una fuente.
• El reporting de sostenibilidad se convierte en un proyecto de emergencia en el momento en que una transacción, partnership o licitación exige datos fiables con rapidez.

Nada de esto viene de malas intenciones. Viene de la ausencia de estructura y del efecto acumulativo de decisiones que, en su momento, parecían razonables.

Reporting VSME: qué es y qué no es

Un malentendido común es pensar que VSME es simplemente una versión más ligera de la CSRD, un ejercicio de cumplimiento recortado para empresas demasiado pequeñas como para asumir el estándar completo. VSME es un estándar voluntario de reporting de sostenibilidad desarrollado por EFRAG específicamente para pymes no cotizadas, con un alcance claramente limitado que refleja la realidad de las organizaciones más pequeñas, y un marco independiente por derecho propio, no un derivado de la CSRD.

Conviene abordar esa lectura errónea de forma directa, porque lleva a las pymes en la dirección equivocada. VSME y CSRD sirven a propósitos distintos y a audiencias diferentes. Tratar VSME como una CSRD “rebajada” conduce o bien a invertir de más en divulgaciones que no son necesarias, o bien a infravalorar lo que VSME puede aportar estratégicamente. Entender la relación real entre ambos marcos es el punto de partida para posicionarse correctamente y para sacar el máximo partido a lo que ofrece VSME.

Cómo osapiens hace que el reporting de sostenibilidad sea estructurado, escalable y sin estrés

osapiens HUB está diseñado específicamente para pymes que quieren pasar de un reporting de sostenibilidad reactivo y ad hoc a un proceso controlado y repetible. Centraliza los datos de sostenibilidad, asigna responsables claros y convierte la información validada en algo reutilizable entre clientes, bancos y partners. Las estructuras VSME predefinidas y los flujos de trabajo guiados permiten que las pymes puedan empezar sin necesidad de contar con un equipo experto dedicado en sostenibilidad. La plataforma gestiona el proceso; los equipos toman las decisiones.

A medida que evolucionan los requisitos, ya sea por nuevas exigencias de stakeholders, por el paso del módulo VSME Basic al Comprehensive Module, o por futuras alineaciones regulatorias, la configuración del reporting escala sin fricción.

Con la confianza de más de 2.400 clientes en todo el mundo, osapiens combina expertise regulatorio con experiencia práctica de implementación. Para las pymes, eso se traduce en una cosa por encima de todo: un reporting de sostenibilidad fiable, repetible y que deja de ser una urgencia.

Evitar trampas no va de perfección. Va de estructura. Y la estructura es lo que transforma el reporting de sostenibilidad de un problema recurrente en un proceso manejable que crea valor.

Profundiza en VSME con la Guía VSME de osapiens.