Les fondamentaux de la conformité au PPWR : documentation technique, déclaration de conformité (DoC) et exigences applicables aux matériaux

En vertu du règlement européen relatif aux emballages et aux déchets d’emballages (PPWR), les emballages doivent satisfaire à des exigences précises avant de pouvoir être mis sur le marché de l’UE. Mais le PPWR ne se limite pas à fixer des règles de conception ou de matériaux : il impose également des preuves de conformité. Les entreprises doivent être en mesure de démontrer que chaque type d’emballage est conforme à la réglementation. Cela implique de :

• constituer une documentation technique,
• établir une déclaration de conformité (DoC),
• Comprendre et se conformer aux exigences relatives aux matériaux qui sous-tendent ces deux éléments.

Sans cette documentation, il est impossible de prouver la conformité, même si l’emballage répond en pratique à toutes les exigences réglementaires. La documentation constitue donc le socle du PPWR : elle structure l’ensemble du dispositif et permet aux autorités de surveillance du marché de vérifier la conformité de manière claire et cohérente.

Exigences du PPWR en matière de documentation technique

La documentation technique regroupe l’ensemble des informations décrivant un emballage et démontrant sa conformité à la réglementation. Elle doit être complète, claire et tenue à disposition des autorités sur demande.

Pour chaque type d’emballage, les entreprises doivent rassembler des données telles que les matériaux utilisés, la structure et les composants (couches, revêtements, encres), ainsi que les informations relatives aux substances soumises à restriction.

Le PPWR n’impose pas de format spécifique. En revanche, la documentation doit permettre aux autorités de vérifier rapidement et efficacement la conformité. Des données manquantes, obsolètes ou incohérentes peuvent entraîner des retards, voire des mesures coercitives.

La gestion à grande échelle constitue un défi majeur. De nombreuses entreprises gèrent des dizaines, voire des centaines, de variantes d’emballage. Or, le PPWR exige une documentation distincte pour chacune d’entre elles, ce qui rend indispensable une gestion structurée et rigoureuse des données.

Déclaration de conformité PPWR (DoC) : ce que les entreprises doivent savoir

La déclaration de conformité (DoC) est une déclaration officielle attestant que l’emballage respecte l’ensemble des exigences du PPWR. Même si le document en lui-même est court, son importance est majeure : en le signant, l’entreprise responsable engage pleinement sa responsabilité juridique quant à la conformité de l’emballage à la législation européenne. La DoC doit clairement identifier l’emballage concerné, faire référence à la documentation technique associée et inclure les coordonnées, la signature et la date de l’entreprise responsable. En cas de modification de l’emballage, la DoC doit être mise à jour afin de refléter en permanence la version effectivement mise sur le marché.

En pratique, cela signifie que :

• la DoC atteste de la conformité et engage la responsabilité juridique de l’entreprise,
• elle doit s’appuyer sur une documentation technique complète et à jour, et
• elle doit pouvoir être fournie à tout moment aux autorités ou aux partenaires concernés, puis être conservée pendant de nombreuses années.

Les importateurs ont également des obligations spécifiques : ils doivent s’assurer qu’une DoC valide existe pour chaque emballage importé dans l’UE et la conserver pendant 10 ans après la mise sur le marché du produit. Certains États membres peuvent exiger que la DoC soit traduite dans la ou les langues locales. Une liste complète des éléments requis est disponible sur le site officiel de l’UE.

Si les documents sur lesquels repose la DoC sont incomplets ou incohérents, la déclaration ne peut pas être établie de manière fiable. Il devient alors impossible de démontrer la conformité au PPWR.

Règles PPWR relatives aux matériaux d’emballage : limites de substances, contact alimentaire et composition

Le PPWR impose aux entreprises de maîtriser la composition de leurs emballages et de démontrer qu’elles respectent des exigences précises en matière de matériaux. La réglementation s’articule autour de trois axes clés.

1. Limites de substances
   Les emballages doivent respecter les seuils fixés pour les métaux lourds et les autres substances soumises à restriction. Les entreprises doivent être en mesure de prouver leur conformité au moyen de tests, de rapports ou de certificats fournis par leurs fournisseurs. En l’absence de preuves suffisantes, les autorités peuvent présumer de la non-conformité.

2. Règles relatives au contact alimentaire
   Lorsque l’emballage est destiné à entrer en contact avec des denrées alimentaires, des exigences supplémentaires s’appliquent. Elles incluent notamment la vérification de la présence ou des limites de substances telles que les PFAS. La documentation doit indiquer clairement si l’emballage est en contact alimentaire et démontrer la manière dont les règles applicables sont respectées. Pour aller plus loin, consultez le guide PFAS d’osapiens.

3. Composition des matériaux
   Les entreprises doivent connaître précisément les matériaux utilisés, y compris les revêtements, adhésifs et encres. Ces informations sont essentielles pour appliquer les règles de conception, réaliser les contrôles de substances et évaluer la recyclabilité des emballages.

De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés à répondre à ces exigences, car les données relatives aux emballages sont souvent réparties entre plusieurs équipes internes et différents systèmes de fournisseurs. Le PPWR impose un niveau de structuration, de traçabilité et de qualité des données nettement supérieur à celui des cadres réglementaires précédents.

Comment préparer la documentation technique PPWR

Les entreprises doivent préparer leur documentation PPWR en suivant six étapes clés :

1. Répertorier tous les articles d’emballage : identifier chaque type d’emballage distinct, y compris les formats et variantes.
2. Recueillir les données sur les matériaux et les substances : collecter l’ensemble des informations auprès des fournisseurs et en vérifier la fiabilité.
3. Vérifier les limites de substances : s’assurer que chaque type d’emballage respecte les seuils réglementaires applicables.
4. Créer le dossier de documentation technique : centraliser et structurer les informations afin de faciliter leur mise à jour dans le temps.
5. Préparer la déclaration de conformité : relier la déclaration de conformité au dossier de documentation technique pour garantir la cohérence et la traçabilité des données.
6. Tenir la documentation à jour : la mettre à jour à chaque modification de l’emballage ou à chaque évolution des exigences PPWR.

En suivant ces étapes, les entreprises peuvent établir une base de conformité solide et durable, capable de répondre efficacement aux exigences actuelles et futures du PPWR.

Gérez la documentation PPWR avec osapiens HUB for Product Compliance

La collecte des données d’emballage et la constitution de la documentation PPWR peuvent s’avérer longues et complexes. osapiens HUB for Product Compliance simplifie ce processus en centralisant l’ensemble des informations relatives aux emballages en un seul environnement. La plateforme guide les équipes à chaque étape, tout en garantissant la cohérence, la traçabilité et la mise à jour continue de la documentation. Grâce à des workflows structurés et à des mises à jour automatisées, les entreprises peuvent gérer les exigences techniques du PPWR avec sérénité et rester conformes à mesure que la réglementation évolue.

Vous souhaitez aller plus loin ? Téléchargez dès maintenant le guide osapiens PPWR.