Le règlement européen sur la déforestation (EUDR) vise à lutter contre la déforestation mondiale en imposant des exigences strictes aux entreprises commercialisant certains produits. Ces dernières doivent intégrer la conformité au cœur de leurs opérations, en collectant, analysant et partageant des données fiables. Considérée comme une réglementation essentielle, l’EUDR doit s’inscrire durablement dans la chaîne de valeur des entreprises.

Report de l’EUDR : Ce que ce délai supplémentaire signifie pour les entreprises

En novembre 2024, les autorités européennes ont annoncé un report d’un an de l’entrée en vigueur de l’EUDR, initialement prévue pour décembre 2024, et désormais fixée à décembre 2025. Si certaines entreprises sont déjà bien préparées, la majorité des chaînes de valeur sont encore éloignées des exigences de conformité imposées par ce règlement. Cette insuffisance généralisée a été le principal moteur de la proposition de la Commission européenne de repousser sa mise en application. 

Pour se conformer pleinement au règlement EUDR, les entreprises doivent intégrer des processus et des systèmes transparents dans leurs opérations quotidiennes. Cependant, la mise en place de ces systèmes s’accompagne de défis organisationnels, notamment en matière de collaboration avec les fournisseurs et d’engagement des clients. Ces étapes peuvent souvent s’étendre sur plusieurs mois. 

Pendant ce délai supplémentaire accordé, les entreprises doivent prioriser deux axes essentiels : 

1. Traiter les tâches organisationnelles pour surmonter les obstacles dès que possible. 
2. Concevoir et mettre en œuvre des processus cibles en s’assurant qu’ils fonctionnent de manière efficace grâce à des systèmes adaptés. 

Ce dont les entreprises ont besoin pour se conformer au règlement EUDR

Les exigences de base — collecte de données, devoir de vigilance et reporting — sont clairement définies. Cependant, les actions précises à entreprendre pour assurer une conformité totale aux règles de l’EUDR restent floues. Les paragraphes suivants offrent des recommandations concrètes pour accompagner les entreprises dans ce processus. 

Pour se préparer à l’EUDR, les entreprises doivent prioriser certaines activités organisationnelles essentielles. Sans prétendre à l’exhaustivité, ces activités incluent généralement : 

• Comprendre l’impact de l’EUDR : Identifier les produits et chaînes d’approvisionnement concernés par le règlement. 
• Définir des scénarios pertinents : Identifier les rôles de l’entreprise en tant qu’entité concernée par l’EUDR (importation, production, commerce). Chaque scénario a des implications spécifiques sur les processus à mettre en place pour assurer la conformité.
• Évaluer les opérations en cours : Analyser en détail les opérations existantes et les processus associés (notamment informatiques) pour chaque scénario. Cette compréhension approfondie est cruciale pour permettre une automatisation efficace et intelligente. 
• Préparer les systèmes ERP : Les grandes entreprises souhaitant intégrer des solutions informatiques complètes doivent utiliser les informations obtenues aux étapes précédentes pour optimiser leurs systèmes ERP. Cela implique notamment le nettoyage des données de base et l’ajout de champs spécifiques comme les codes SH pour les produits. Ces actions, bien que techniques, peuvent simplifier grandement la mise en conformité. 
• Dialoguer avec les fournisseurs : Établir les canaux de communication nécessaires pour faciliter la collecte des données et soutenir les efforts de conformité. 

Toutes ces activités, qui peuvent être réalisées sans recours à un logiciel spécialisé, sont vivement recommandées pour assurer une mise en œuvre fluide et une conformité efficace au règlement EUDR. 

Dans le cadre des opérations quotidiennes, il est difficile de généraliser, mais les activités courantes incluent généralement : 

• Collecte de données sur les fournisseurs : Cela concerne principalement les données de géolocalisation ou celles issues de la déclaration de devoir de vigilance, selon le cas. Idéalement, ces données devraient être collectées à chaque achat afin de permettre une gestion proactive des risques. 
• Devoir de vigilance : Vérifier la conformité de chaque envoi entrant avant d’accepter les biens physiques. Cette étape garantit que seuls des produits conformes sont achetés, traités et vendus. 
• Créer et soumettre des déclarations de devoir de vigilance : Les générer et les transmettre à l’interface européenne appropriée (comme TRACES) dès que nécessaire. Par exemple, un torréfacteur doit soumettre une déclaration de devoir de vigilance lorsqu’il torréfie ou vend du café torréfié.
• Partage des informations avec les clients : Communiquer toutes les données de conformité nécessaires aux clients situés en aval, tels que les détaillants. 

En abordant ces activités organisationnelles et opérationnelles de manière systématique, les entreprises peuvent établir des bases solides pour garantir et maintenir leur conformité aux règles de l’EUDR. 

Priorités immédiates : Les actions clés à mettre en œuvre dès maintenant

Les tâches organisationnelles ne nécessitant pas de logiciel spécialisé doivent être abordées sans délai pour progresser efficacement vers la conformité au règlement EUDR. Les priorités clés incluent : 

• Analyse des scénarios : Identifier les impacts de l’EUDR sur l’entreprise selon ses différents rôles (importateur, producteur, commerçant) et définir les exigences spécifiques pour chaque scénario. 
• Implication dans la chaîne d’approvisionnement : Initier le dialogue avec les fournisseurs afin de collecter les données requises et s’assurer de leur alignement sur les exigences de l’EUDR. 
• Sensibilisation des parties prenantes clés : Informer les équipes internes (approvisionnement, informatique, conformité) et les partenaires externes pour garantir une compréhension commune des objectifs et responsabilités liés à la conformité. 

L’objectif : une conformité fluide intégrée aux opérations clés

Lorsque les entreprises envisagent leur modèle opérationnel idéal pour l’EUDR, l’objectif est simple : intégrer la conformité de manière fluide dans les opérations quotidiennes, avec un effort supplémentaire minimal. Contribuer à la lutte contre la déforestation doit être perçu non comme une contrainte, mais comme une composante naturelle de l’organisation d’une entreprise, ayant un impact aussi limité que possible sur les fournisseurs et les clients. 

Pour y parvenir, il est essentiel de mettre en place des systèmes et processus de conformité bien pensés, s’intégrant efficacement aux flux de travail existants. Les solutions logicielles destinées à l’EUDR doivent s’appuyer sur l’infrastructure informatique déjà en place pour fonctionner de manière autonome. 

Pour illustrer ce modèle cible, prenons l’exemple d’un torréfacteur : 

1. Demandes de données automatisées : Les données contractuelles issues du système ERP du torréfacteur déclenchent automatiquement des requêtes de données auprès des fournisseurs. 
2. Collecte de données : Les déclarations de devoir de vigilance ou les données de géolocalisation sont transmises automatiquement, soit via des API connectées aux systèmes des fournisseurs, soit par l’utilisation directe d’osapiens par les fournisseurs. Une intervention manuelle n’est requise que si les fournisseurs ne répondent pas aux demandes ou aux rappels.
3. Analyse automatique des risques : Le système évalue les risques liés à la déforestation, à la légalité et à la chaîne d’approvisionnement à partir des données reçues. 
4. Identification de risques élevés : En cas de détection de risques élevés, si les algorithmes automatisés d’atténuation fournis par osapiens HUB for EUDR ne suffisent pas, un cas est automatiquement créé. Un employé spécialisé intervient alors pour enquêter, documenter et évaluer les mesures nécessaires afin qu’elles soient vérifiables. 
5. Création de déclarations de devoir de vigilance pour les importations : Une fois le contrat considéré comme présentant un risque négligeable, le système génère automatiquement une déclaration en compilant les données nécessaires pour soumission à TRACES NT via une API existante. 
6. Traçabilité des lots et production : À la réception et torréfaction des expéditions, les données de traçabilité des lots sont transmises du système ERP au logiciel de conformité. Cela déclenche la génération automatique de déclarations de devoir de vigilance pour le café torréfié, avec toutes les données pertinentes pour l’EUDR. 
7. Partage des données : Une fois les numéros de déclarations et les validations obtenus, ceux-ci sont intégrés au système ERP pour être partagés facilement avec les clients (par exemple via EDI) ou fournis via un portail dédié.

Leçons clés : Exemple d’un modèle cible pour les torréfacteurs de café

Pour un torréfacteur, ou toute autre entreprise concernée par l’EUDR, une solution logicielle doit prioriser l’automatisation des tâches répétitives telles que la collecte de données, l’analyse et le reporting. Réalisées manuellement, ces tâches sont coûteuses en main-d’œuvre et exposées aux erreurs. L’intégration de ces processus aux systèmes ERP et aux flux de travail existants permet d’instaurer une conformité automatisée et fluide avec le règlement EUDR. 

En résumé, il est fortement recommandé aux entreprises de : 

• S’atteler immédiatement aux préparatifs organisationnels, afin de poser les bases de leur mise en conformité. 
• Définir leur modèle opérationnel cible, pour garantir une exécution efficace des processus conformes au moment de l’entrée en vigueur de l’EUDR. 
• Choisir un logiciel adapté capable d’automatiser ces processus spécifiques à l’EUDR.