Der Einstieg in VSME: Ein praktischer Leitfaden zur Nachhaltigkeitsberichtserstattung für wachsende Unternehmen

Nachhaltigkeitsberichterstattung ist nicht mehr nur ein Thema für große Unternehmen. Kunden, Banken und Geschäftspartner erwarten zunehmend strukturierte und vergleichbare Nachhaltigkeitsdaten – auch von kleinen und mittleren Unternehmen. 

Die Herausforderung für viele mittelständische Unternehmen ist nicht mangelnde Bereitschaft, sondern Unsicherheit darüber, wo sie anfangen sollen, ohne unnötige Komplexität zu schaffen. Genau hier setzt das VSME-Framework an. Denn es bietet einen pragmatischen und skalierbaren Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung, der auf die tatsächlichen Ressourcen von KMU abgestimmt ist. 

Dieser Artikel zeigt: 

• Wie KMU mit VSME Schritt für Schritt mit der Nachhaltigkeitsberichterstattung beginnen können 
• Warum das Basismodul den besten Startpunkt bietet 
• Wie das umfassende Modul wachsende KMU im weiteren Verlauf unterstützt 

Warum Nachhaltigkeitsberichte oft schon vor ihrem Start scheitern 

Viele KMU zögern die Nachhaltigkeitsberichterstattung aus einem einfachen Grund hinaus: Sie erscheint ihnen zu kompliziert. 

Unklare Erwartungen der Stakeholder, parallele Datenanfragen und komplexe Standards führen häufig zu Verzögerungen oder zu einer unstrukturierten Datenerhebung ohne eindeutiges Ziel. In beiden Fällen bedeutet die Berichterstattung zusätzlichen Arbeitsaufwand bei begrenztem Nutzen. Das VSME-Framework löst dieses Problem durch klare Abgrenzungen. Es begrenzt den Umfang der Berichterstattung, fokussiert sich auf relevante Informationen und schafft eine einheitliche Struktur für Transparenz und Vergleichbarkeit. 

Eine strukturierte Nachhaltigkeitsberichterstattung schafft einen Mehrwert, der weit über die reine Einhaltung von Vorschriften hinausgeht. Kunden nutzen Nachhaltigkeitsdaten, um Lieferanten zu qualifizieren und Risiken in ihren Wertschöpfungsketten zu reduzieren. Banken beziehen ESG-Informationen zunehmend in ihre Bonitätsprüfungen und Finanzierungsbedingungen mit ein. Intern bieten Nachhaltigkeitsdaten einen transparenten Überblick über Risiken, Kosten und Effizienzpotenziale. Das VSME-Framework gleicht diese Datenanforderungen aus, indem es eine gemeinsame, standardisierte Datenbasis schafft, die von allen Stakeholdern wiederverwendet werden kann, anstatt auf fragmentierte, einmalige Anfragen zu reagieren. 

Der Voluntary Sustainability Reporting Standard für nicht börsennotierte mittelständische Unternehmen (VSME) ermöglicht es KMU, mit dem zu beginnen, was wirklich wichtig ist – ohne ihre Ressourcen zu überlasten. 

Das VSME-Basismodul: Ein unkomplizierter Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung 

VSME folgt einer modularen Struktur. Für die meisten KMU ist das Basismodul der richtige Ausgangspunkt. Es deckt wesentliche Themen ab, die für fast jedes Unternehmen relevant sind, darunter: 

• Strategie und Unternehmensführung 
• Umweltauswirkungen 
• Soziale Verantwortung 

Das Ziel ist Struktur, nicht Perfektion. Mithilfe des Basismoduls können mittelständische Unternehmen mit geringem Aufwand einen ersten Nachhaltigkeitsbericht erstellen und dabei die Konsistenz und Vergleichbarkeit über Berichtsperioden hinweg gewährleisten. 

Ein vierstufiger Fahrplan für den Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung mit VSME 

Der Einstieg in die Nachhaltigkeitsberichterstattung funktioniert am besten, wenn er einer klaren und überschaubaren Abfolge folgt. Das VSME-Framework bietet genau das durch einen strukturierten vierstufigen Ansatz. 

Schritt 1: Identifizieren, was für Ihr Unternehmen wirklich relevant ist 

Im ersten Schritt geht es um die Orientierung. KMU sollen das VSME-Framework verstehen und die für ihr Geschäftsmodell relevanten Nachhaltigkeitsthemen identifizieren. Parallel dazu sollten vorhandene Daten überprüft werden, um Lücken festzustellen. Dies schafft Transparenz und vermeidet später unnötige Datenerhebungen. 

Schritt 2: Klare Verantwortlichkeiten und Prozesse festlegen 

Die Berichterstattung scheitert schnell, wenn die Verantwortlichkeiten unklar sind. Für jedes Thema und jede Kennzahl muss ein Verantwortlicher benannt und ein klarer Prozess für die Datenerfassung und Überprüfung festgelegt werden. Dazu ist kein großes Team erforderlich – aber es erfordert Verantwortungsbewusstsein. Eine klare Zuständigkeit gewährleistet Konsistenz und Zuverlässigkeit über alle Berichtszyklen hinweg. 

Schritt 3: Nachhaltigkeitsdaten strukturiert erfassen 

Sobald die Verantwortlichkeiten festgelegt sind, können KMU wichtige Kennzahlen sammeln, die für ihre Geschäftstätigkeiten relevant sind, wie z. B.: 

• Energie- und Ressourcenverbrauch 
• Treibhausgasemissionen 
• Arbeitsbedingungen 
• Informationen zur Unternehmensführung 

Der Schwerpunkt liegt nicht auf der Datenmenge, sondern auf der Relevanz, Konsistenz und Rückverfolgbarkeit. 

Schritt 4: Ergebnisse analysieren und den ersten Nachhaltigkeitsbericht erstellen 

Dieser Bericht schafft eine Ausgangsbasis, unterstützt die transparente Kommunikation mit Stakeholdern und ermöglicht die Nachverfolgung von Fortschritten im Zeitverlauf. Er markiert den Beginn eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses. Nicht das Ende des Weges. 

Warum digitale Tools der Schlüssel für skalierbares VSME-Reporting sind 

EFRAG bietet einen grundlegenden Rahmen, der KMU dabei unterstützt, ihre Nachhaltigkeitsangaben strukturiert aufzubauen. Dies ist eine solide Basis für den Einstieg, jedoch liegt die eigentliche Herausforderung in der skalierbaren Umsetzung. Denn in der Praxis haben viele KMU Schwierigkeiten, das VSME-Reporting mit ad-hoc- und manuellen Prozessen zu bewältigen. Daten sind häufig über Tabellen, E-Mails und verschiedene Abteilungen verteilt. Aktualisierungen lassen sich nur schwer nachverfolgen, Verantwortlichkeiten bleiben unklar, und jede neue Stakeholder-Anfrage verursacht zusätzlichen Aufwand. 

Mit der zunehmenden Entwicklung der Nachhaltigkeitsberichterstattung von einer einmaligen Aufgabe hin zu einem kontinuierlichen Prozess verstärken sich diese Ineffizienzen.Manuelle Abläufe erhöhen das Risiko von Inkonsistenzen, veralteten Informationen und unnötiger Nacharbeit. Das gilt besonders, wenn dieselben Daten für unterschiedliche Zwecke benötigt werden, etwa für Kundenanfragen, Bankfragebögen oder interne Entscheidungsprozesse. 

Genau deshalb ist eine spezialisierte, auf KMU ausgerichtete digitale Lösung entscheidend. Die osapiens Sustainability Suite wurde speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt, um VSME strukturiert, effizient und skalierbar umzusetzen. Der osapiens HUB ermöglicht es KMU, VSME-konforme Nachhaltigkeitsdaten zentral zu erfassen, zu verwalten und zu validieren. Gleichzeitig bleiben Aufwand und Komplexität gering. Klare Workflows, vordefinierte VSME-Vorlagen und automatisierte Datenerfassungsprozesse reduzieren den manuellen Arbeits- und Abstimmungsaufwand erheblich. Mit nur einem Klick können Unternehmen einen VSME-konformen Bericht auf Basis der aktuell validierten Daten erstellen, einheitlich formatiert und bereit zur Weitergabe an Stakeholder. 

Mit wachsenden Anforderungen bietet diese digitale Grundlage KMU die Möglichkeit, ihr Reporting effizient zu skalieren – vom VSME-Basismodul zum erweiterten Modul, zur Beantwortung zusätzlicher Stakeholder-Anfragen und zur Vorbereitung auf zukünftige regulatorische Standards, ohne das bestehende Reporting-Setup grundlegend verändern zu müssen. 

Wann KMU das erweiterte VSME-Modul nutzen sollten 

Mit dem Wachstum von mittelständischen Unternehmen steigen oft auch die Anforderungen an die Nachhaltigkeit. Das erweiterte Modul ist für Unternehmen konzipiert, die: 

• eine höhere Nachhaltigkeitsrelevanz haben 
• detailliertere Anfragen von Stakeholdern erhalten 
• bereits Erfahrung mit der Berichterstattung haben 

Es ermöglicht eine tiefergehende Analyse von Themen wie Klimazielen, Biodiversität und Sorgfaltspflichten im Bereich Menschenrechte. 

In der Praxis wird der Übergang vom Basismodul zum erweiterten Modul selten allein durch interne Ambitionen vorangetrieben. Er wird in der Regel durch externe Signale ausgelöst. Typische Anzeichen sind wiederholte Anfragen von Kunden nach detaillierteren Klima- oder Sozialdaten, die Integration nachhaltigkeitsbezogener Fragen in Finanzierungsgespräche mit Banken oder die Teilnahme an Ausschreibungen, die strukturierte ESG-Offenlegungen erfordern. Ein weiterer häufiger Auslöser ist Wachstum: Wenn KMU international expandieren, ihre Unternehmensführung professionalisieren oder Nachhaltigkeitsziele formalisieren, reicht das Basismodul oft nicht mehr aus. Das erweiternde Modul ermöglicht es Unternehmen, auf diese Anforderungen zu reagieren, ohne ihre Berichtsstruktur von Grund auf neu aufzubauen. 

Der entscheidende Vorteil von VSME ist Flexibilität: KMU erweitern ihr Reporting nur dann, wenn es einen echten Mehrwert schafft und nicht vorher. 

VSME macht Nachhaltigkeitsberichterstattung für KMU überschaubar 

Nachhaltigkeitsberichterstattung muss nicht komplex oder überwältigend sein. Mit dem VSME-Rahmenwerk können mittelständische Unternehmen mit einer klaren Struktur beginnen, sich auf relevante Informationen konzentrieren und Schritt für Schritt Berichterstattungsfähigkeiten aufbauen. Das Ergebnis ist nicht nur ein Bericht, sondern eine zuverlässige Grundlage für eine transparente Kommunikation mit Kunden, Partnern und Finanzinstituten – und eine skalierbare Basis für zukünftige Anforderungen.