Einbindung von Lieferanten als Schlüssel zur skalierbaren Einhaltung der EUDR-Vorschriften

Die EU-Entwaldungsverordnung (EUDR) ist mehr als nur eine neue Meldepflicht. Sie ist eine gemeinsame Initiative zur Eindämmung der Entwaldung und zur Sicherung der biologischen Vielfalt in globalen Lieferketten. Für Unternehmen, die EUDR-relevante Rohstoffe auf den EU-Markt bringen, hängt der Erfolg der Verordnung jedoch von einem entscheidenden Faktor ab: der effektiven Einbindung der Lieferanten. 

Zwar sind interne Prozesse zur Einhaltung der Vorschriften unerlässlich, doch ist eine effektive Einbindung der Lieferanten ebenso entscheidend, wird jedoch oft übersehen. Die Erfassung genauer Daten in großem Umfang und die Gewährleistung der Konsistenz über Hunderte oder Tausende von Lieferanten hinweg erfordert einen strukturierten Ansatz. Ohne strukturierte Prozesse stützt sich die Datenerfassung oft auf Ad-hoc-Anfragen, die in großem Maßstab schwer zu bewältigen sind und die Beziehungen zu den Lieferanten im Laufe der Zeit belasten können.  

Hier wird die strategische Einbindung der Lieferanten zu einem operativen Vorteil und bleibt nicht nur eine reine Checkbox für Compliance. 

Zwei Richtungen des EUDR-Datenaustauschs 

Die Einhaltung der EUDR-Vorschriften erfordert einen Datenfluss in zwei Richtungen: 

Upstream (Lieferanten zu Ihnen): Erfassung von Lieferantendaten, Geolokalisierungsdaten, Wareninformationen und Begleitdokumenten von Ihren Lieferanten zur Durchführung von Sorgfaltsprüfungen. 

Downstream (von Ihnen an Kunden): Weitergabe der Referenznummern der Sorgfaltspflichtbescheinigungen (DDS) und der Nachweise für die Bewertung an Ihre Kunden, damit diese ihren eigenen Meldepflichten nachkommen können. 

Beide Richtungen sind für vollständige Transparenz und Überprüfbarkeit erforderlich. Unternehmen, die die Lieferantenbindung als einseitigen Datenerfassungsprozess betrachten, verpassen die Chance, skalierbare, vertrauensbasierte Prozesse aufzubauen, von denen die gesamte Lieferkette profitiert. 

Der osapiens HUB for EUDR verwaltet den gesamten Konformitäts-Prozess: Erfassung von Lieferantendaten, Durchführung von Risikoanalysen, Erstellung von Risikobewertungen und Due-Diligence-Erklärungen sowie deren Übermittlung an EU TRACES, um Referenznummern zu erhalten. Innerhalb dieser End-to-End-Lösung bewältigen zwei spezielle Portale die Herausforderung der Lieferantenbindung: Das Lieferantenportal (Supplier Portal) ermöglicht die vorgelagerte Datenerfassung bei Ihren Lieferanten, während das Kundenportal (Customer Portal) den nachgelagerten Austausch von Konformitäts-Dokumenten mit Ihren Kunden ermöglicht. 

Wie das osapiens-Lieferantenportal die Erfassung von EUDR-Lieferantendaten automatisiert 

Das osapiens-Lieferantenportal verwandelt die vorgelagerte Datenerfassung von einer manuellen Belastung in einen automatisierten, auf Bestellungen oder Produkten basierenden Workflow. 

Wie es funktioniert 

Lieferanten werden einmalig über vorkonfigurierte Fragebögen eingebunden, die wesentliche Lieferantendaten abdecken: Angaben zum Hauptsitz, Standorte, Zertifikate und mehr. Alle Lieferanten erhalten einen kostenlosen Zugang zum Portal, wodurch Kostenbarrieren beseitigt und die Teilnahme entlang Ihrer gesamten Lieferkette gefördert werden. Das Portal ist in 29 Sprachen verfügbar und ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit mit Lieferanten weltweit. 

Nach der Registrierung können Lieferanten diese Daten für mehrere Transaktionen und Kunden wiederverwenden. Ein einzelner Lieferant, der Dutzende von osapiens-nutzenden Kunden betreut, kann dies über ein einziges Portal tun, wodurch redundante Dateneingaben entfallen und die Effizienz über den gesamten Kundenstamm hinweg gesteigert wird. 

Wenn in Ihrem ERP-System eine Bestellung für EUDR-relevante Waren aufgegeben wird, lösen vorkonfigurierte Workflows automatisch Informationsanfragen (einschließlich Geokoordinaten) an Lieferanten aus, die direkt über das Lieferantenportal antworten. Risikobewertungen werden automatisch für die übermittelten Daten durchgeführt und lösen nur bei Bedarf eine gezielte Lieferantenansprache aus. Dies gewährleistet eine effiziente Zusammenarbeit, ohne Beschaffungsprozesse zu verzögern. 

Lieferanten können Dauerchargen festlegen, um den Arbeitsaufwand weiter zu reduzieren. So kann ein Lieferant beispielsweise angeben, dass „alle Palmöllieferungen bis zum Jahresende von diesen bestimmten Parzellen stammen“, wodurch zukünftige Antworten automatisiert werden, ohne dass für jeden Auftrag eine manuelle Neueingabe erforderlich ist. Produktbezogene Fragebögen stellen sicher, dass die richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt erfasst werden, während Massen-Upload-Funktionen für Landparzellen (über GeoJSON, KML und andere Formate) eine effiziente Datenübermittlung in großem Umfang ermöglichen. 

Das Portal unterstützt zudem die Einhaltung von Vorschriften über die EUDR hinaus. Lieferanten können Zertifikate wie das der Rainforest Alliance hochladen oder Fragebögen zu anderen Vorschriften wie dem EU-Lieferkettengesetz (CSDDD) beantworten, wodurch es zu einer zentralen Drehscheibe für den Austausch von Nachhaltigkeits- und Daten zur Einhaltung von Vorschriften wird. 

Zusammenarbeit bei Fällen mit hohem Risiko 

Wenn eine Risikobewertung eine Parzelle als risikoreich einstuft, wird das Lieferantenportal zu einem zentralen Instrument für die Zusammenarbeit und nicht nur für Compliance. 

Maßnahmen zur Risikominderung werden automatisch ausgelöst. So wird beispielsweise ein risikospezifischer Fragebogen an den Lieferanten gesendet, um zusätzliche Informationen zu sammeln. Die Lieferanten sehen genau, welche Parzelle betroffen ist, und können über das Portal direkt mit ihrem Kunden kommunizieren. 

Gemeinsam genutzte Satellitenbilder ermöglichen eine faktenbasierte Klärung. Anstelle von unklarem E-Mail-Austausch arbeiten beide Parteien mit denselben Geodaten, um das Problem zu verstehen und Strategien zur Risikominderung zu entwickeln. Dieser evidenzbasierte Ansatz schafft Vertrauen und sorgt für Transparenz. Sobald die Maßnahmen zur Risikominderung erfolgreich abgeschlossen sind, können Unternehmen über das Fallmanagement einen Fall für die betreffende Parzelle eröffnen, um sicherzustellen, dass diese bei zukünftigen Bewertungen nicht mehr als risikoreich eingestuft wird. Dies reduziert Fehlalarme und vermeidet doppelte Überprüfungsarbeiten, wodurch die Lieferantenbeziehungen im Laufe der Zeit gestärkt werden. 

osapiens Kundenportal für den Downstream-Austausch von EUDR-Daten 

Während das Lieferantenportal die Upstream-Datenerfassung übernimmt, erfordert die Vervollständigung des bidirektionalen Compliance-Bildes einen effizienten Downstream-Austausch. Das Kundenportal bietet Ihren Kunden einen zentralen, kostenlosen Zugriff auf EUDR-Daten. Sie können DDS-Referenznummern und Belege über sichere, eindeutige URLs abrufen, wodurch manuelle Anfragen reduziert werden und eine schnellere Einhaltung der Vorschriften auf ihrer Seite ermöglicht wird. 

osapiens Data Network für den direkten EUDR-Datenaustausch 

Für Unternehmen, die den osapiens HUB bereits für EUDR nutzen, ermöglicht das osapiens Data Network den direkten Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern, wodurch portalbasierte Arbeitsabläufe vollständig entfallen. 

Kunden initiieren eine Datenaustausch-Anfrage an ihre Lieferanten unter Verwendung einer eindeutigen osapiens-ID. Sobald der Lieferant die Anfrage akzeptiert und die Produkte verknüpft hat, können sie EUDR-Bewertungen mit DDS-Referenznummern direkt zwischen ihren osapiens-Mandanten austauschen. 

Vorteile: 

• Kein Onboarding erforderlich, wenn beide Parteien bereits den osapiens HUB nutzen 
• Keine Integration erforderlich dank direkter Verbindung zwischen zwei osapiens-Systemen 
• Integrierte Automatisierung des Informationsaustauschs 
• Netzwerkeffekte mit über 800 EUDR-Kunden im osapiens Data Network 
• Wiederverwendbare Infrastruktur für mehrere Handelspartner 

Von der EUDR-Konformität zum Wettbewerbsvorteil in der Lieferantenbeziehung 

Eine strategische Einbindung der Lieferanten in die EUDR verwandelt eine regulatorische Verpflichtung in nachhaltigen geschäftlichen Mehrwert. Unternehmen, die in eine strukturierte, skalierbare Zusammenarbeit mit Lieferanten investieren, erzielen: 

• Schnellere EUDR-Bereitschaft: Automatisierte Arbeitsabläufe und vorab ausgefüllte Daten verkürzen den Zeitaufwand für die Erfassung und Überprüfung von Lieferanteninformationen. 
• Bessere Datenqualität: Strukturierte Fragebögen und eine evidenzbasierte Zusammenarbeit stellen sicher, dass die von Ihnen erfassten Daten korrekt, vollständig und auditfähig sind. 
• Stärkere Lieferantenbeziehungen: Transparente Prozesse, gemeinsame Nachweise und weniger wiederkehrende Arbeit schaffen Vertrauen und positionieren Sie als kooperativen Partner statt als reinen Verfechter von Compliance. 
• Skalierbare Weitergabe an downstream Partner: Das Kundenportal und der direkte Datenaustausch beseitigen Engpässe und ermöglichen es Ihnen, Hunderte oder Tausende von Kunden zu betreuen, ohne Ihre internen Teams entsprechend vergrößern zu müssen. 

Die Einhaltung der EUDR bietet die Chance, die Zusammenarbeit von Unternehmen entlang der Lieferkette grundlegend zu verbessern. Unternehmen, die die Lieferantenbindung strategisch angehen, bauen widerstandsfähigere Beziehungen und Lieferketten auf, gewährleisten eine höhere Datenqualität und schaffen skalierbare Betriebsprozesse. In einem Markt, der sich zunehmend auf Nachhaltigkeit und Transparenz konzentriert, werden diese Fähigkeiten zum Wettbewerbsvorteil. 

Sind Sie bereit, Ihre Zusammenarbeit mit EUDR-Lieferanten zu transformieren? 

Erfahren Sie, wie der osapiens HUB for EUDR mithilfe spezieller Portale und des osapiens Data Network einen nahtlosen Datenaustausch mit vor- und nachgelagerten Partnern ermöglicht. 

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