Die häufigsten Fehler bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung – und ihre tatsächlichen Folgen

Wesentliche Erkenntnisse 

• Viele KMU unterschätzen die Nachhaltigkeitsberichterstattung, indem sie sie als einmalige Dokumentationsaufgabe und nicht als wiederkehrenden Geschäftsprozess betrachten. 
• Typische Hürden führen zu versteckten Kosten – von Ineffizienzen und Fehlern bis hin zu entgangenen Geschäftsmöglichkeiten und Finanzierungsverzögerungen. 
• Rahmenwerke wie VSME, unterstützt durch digitale Lösungen wie den osapiens HUB, tragen zur Risikominderung bei, indem sie Umfang, Verantwortlichkeiten und Ergebnisse strukturieren. 

Die Nachhaltigkeitsberichterstattung schafft echten geschäftlichen Mehrwert für KMU – besseren Zugang zu Finanzierungen, stärkere Positionen in Lieferketten und ein klareres internes Bild von Risiken und Ineffizienzen. Dieser Mehrwert kommt jedoch nur zum Tragen, wenn die Berichterstattung konsistent erfolgt. Und genau bei der Konsistenz haben die meisten mittelständischen Unternehmen Probleme. 

Nicht weil es ihnen an Engagement mangelt. Sondern weil die Nachhaltigkeitsberichterstattung in der Regel auf die denkbar schlechteste Weise in das Unternehmen Einzug hält: reaktiv, unter Druck und ohne einen klaren Prozess dahinter. 

Das Ergebnis ist eine Reihe wiederkehrender Stolpersteine, die isoliert betrachtet harmlos erscheinen, sich im Laufe der Zeit jedoch zu einem echten Geschäftsrisiko summieren. 

Die verborgenen Risiken scheinbar kluger Reporting-Entscheidungen 

Die meisten Probleme bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung beginnen nicht mit einer schlechten Entscheidung. Sie beginnen mit einer vernünftigen Entscheidung. 

Ein mittelständisches Unternehmen erhält einen Fragebogen von einem wichtigen Kunden. Jemand sammelt die verfügbaren Informationen zusammen, füllt den Fragebogen aus und schickt ihn zurück. Fertig. Sechs Monate später stellt eine Bank eine ähnliche Anfrage. Es wird eine leicht umgewandelte Antwort zurückgeschickt. Dann fragt ein weiterer Kunde nach, und der Prozess wiederholt sich. Zu keinem Zeitpunkt trifft jemand eine falsche Entscheidung. Doch im Laufe der Zeit hat dieses Unternehmen inkonsistente Daten für drei verschiedene Interessengruppen erstellt, ohne nachvollziehbare Basis und ohne klaren Verantwortlichen für diese Daten. 

Das ist das Muster: keine Nachlässigkeit – sondern die schleichende Ansammlung von Ad-hoc-Entscheidungen, die ursprünglich nur als Einzellösungen gedacht waren und sich unbemerkt zu einem festen Prozess entwickelt haben. 

Vier häufige Denkfehler bei der Berichterstattung – und wie man sie umgeht 

Denkfehler 1: Zu allem Ja sagen 

Was passiert – und warum es logisch erscheint 

In ihrem Bestreben, kooperativ zu sein, versuchen Unternehmen, jede Frage zur Nachhaltigkeit zu beantworten, die sie erhalten, unabhängig von ihrer Relevanz oder Machbarkeit. Jede neue Kundenanfrage fügt ein paar weitere Datenpunkte hinzu. Jede Anfrage einer Bank erweitert den Umfang ein wenig weiter. Mit Ja zu antworten, vermeidet Reibungen. Eine Nachhaltigkeitsfrage eines wichtigen Kunden abzulehnen oder zurückzuweisen, scheint ein falsches Signal zu senden. 

Warum das nach hinten losgehen kann 

Der Umfang wächst kontinuierlich. Neue Datenpunkte sammeln sich an, ohne dass eine Abstimmung oder Priorisierung stattfindet. Was als überschaubare Reihe von Offenlegungen begann, wird zu einer immer länger werdenden Liste von Verpflichtungen – von denen die meisten nie offiziell vereinbart wurden. Jeder Berichtszyklus erfordert mehr Aufwand als der vorherige. Es gibt keine stabile Grundlage, auf der man aufbauen kann. Und da der Umfang nie definiert wurde, kann er auch nie verteidigt werden – jede eingehende Anfrage wird zu einer Verhandlung. 

Der Ausweg 

VSME definiert genau, was mittelständische Unternehmen berichten müssen – und, was ebenso wichtig ist, was sie nicht berichten müssen. Diese Grenze ist nicht willkürlich, sondern wird von derselben Stelle festgelegt, die auch die ESRS-Standards hinter CSRD entwickelt hat. Kunden und Banken erkennen dies zunehmend an. Das bedeutet, dass KMU eine legitime, extern validierte Grundlage für die Bearbeitung eingehender Anfragen erhalten, anstatt diese einfach nur zu absorbieren. Der osapiens HUB macht den definierten Rahmen zum festen Fundament jeder Zusammenarbeit mit den Interessengruppen: einheitliche Datenbasis, klar gezogene Grenzen und Schluss mit endlosen Abstimmungen. 

Denkfehler 2: Berichterstattung als Einmalprojekt verstehen 

Was passiert – und warum es logisch erscheint 

Nachhaltigkeitsdaten werden über Tabellenkalkulationen, E-Mail-Ketten und einzelne Dateien gesammelt – in der Regel in den Wochen vor Ablauf einer Frist, von demjenigen, der gerade verfügbar ist. Bei einer Anfrage ist das völlig logisch. Es ist kostengünstig, schnell einzurichten und erfordert keine Investitionen in Tools oder Prozesse. 

Warum das nach hinten losgehen kann 

Das „einmalige” Ereignis wird zur wiederkehrenden Aufgabe. Die manuelle Erfassung, die für eine einmalige Antwort konzipiert war, wird immer wieder verwendet, wodurch sich mit jedem Zyklus Fehler ansammeln. Die Daten sind schwer zu validieren, die Rückverfolgbarkeit ist schlecht und Korrekturen erfolgen unter Zeitdruck. Fehler bleiben unentdeckt, bis sie ins Gewicht fallen – bei einem Lieferantenaudit, einer Finanzierungsprüfung oder einer Ausschreibungsbewertung. Dann ist ihre Behebung weitaus teurer, als ihre Vermeidung gewesen wäre. Und mit jedem neuen Berichtszyklus muss derselbe fragile Prozess von Grund auf neu aufgebaut werden. 

Der Ausweg 

Eine standardisierte Struktur bedeutet, dass Daten einmal erfasst und viele Male wiederverwendet werden können. Mit VSME als Referenz und dem osapiens HUB als operativem Rückgrat löst die nächste Anfrage einer Interessengruppe keine Suche in alten E-Mail-Ketten und Tabellenkalkulationen aus. Sie löst einen Bericht aus, der bereits existiert, bereits validiert wurde und bereits mit allem übereinstimmt, was zuvor geschehen ist. Was früher Wochen dauerte, ist nun an einem Nachmittag erledigt. 

Denkfehler 3: Die Annahme, dass geteilte Verantwortung ausreicht 

Was passiert – und warum es logisch erscheint 

Die Erfassung von Nachhaltigkeitsdaten wird auf alle verteilt, die über die relevanten Informationen verfügen: die Finanzabteilung für Energiekosten, die Personalabteilung für Mitarbeiterzahlen, der Betrieb für Emissionen. Die Verantwortung wird geteilt – was in der Praxis oft bedeutet, dass sie niemandem gehört. Nachhaltigkeit ist funktionsübergreifend, daher erscheint die Verteilung der Verantwortung fair und technisch sinnvoll. 

Warum das nach hinten losgehen kann 

Ohne einen festgelegten Verantwortlichen zirkulieren Datenanfragen ohne Ergebnis. Fristen werden überschritten. Es entstehen Lücken in den Offenlegungen. Wenn etwas fehlt, ist unklar, wer es hätte bereitstellen sollen oder warum es übersehen wurde. Die unmittelbaren Kosten sind interne Reibungen. Die längerfristigen Kosten sind die Zuverlässigkeit: Akteure, die einmal unvollständige oder inkonsistente Offenlegungen erhalten, werden dies bei ihrer nächsten Bewertung des Unternehmens berücksichtigen. 

Der Ausweg 

Strukturierte Offenlegungen machen Verantwortlichkeiten konkret. VSME definiert eine Reihe spezifischer Themen und Kennzahlen – wodurch es naheliegend ist, jedem Thema einen klaren Verantwortlichen zuzuweisen. Nachhaltigkeit ist nicht mehr „das Problem aller”, sondern wird zu einer Reihe spezifischer, überschaubarer Aufgaben, die auf die richtigen Personen verteilt werden. Der osapiens HUB verstärkt dies durch definierte Arbeitsabläufe: Jeder Datenpunkt hat einen Verantwortlichen, eine Quelle und einen Validierungsschritt. Nichts zirkuliert auf unbestimmte Zeit. 

Denkfehler 4: Jede Antwort von Grund auf neu formulieren 

Was passiert – und warum es logisch erscheint 

Jede Anfrage eines Interessenvertreters wird als einzigartig behandelt. Die Antworten werden individuell formuliert und an das jeweilige Format oder die Formulierung des Fragebogens angepasst. Verschiedene Kunden und Banken stellen unterschiedliche Fragen, daher erscheint es respektvoll und gründlich, die Antworten individuell anzupassen. 

Warum das nach hinten losgehen kann 

Der gleiche zugrunde liegende Datenpunkt – beispielsweise der Gesamtenergieverbrauch – wird in drei verschiedenen Anfragen unterschiedlich angegeben. Die Zahlen widersprechen sich zwar nicht, sind aber nicht direkt vergleichbar. Interessengruppen, die die Angaben vergleichen, werden dies bemerken. Inkonsistenzen untergraben die Glaubwürdigkeit auf eine Weise, die schwer zu erkennen und noch schwerer zu beheben ist. Es macht zudem jede neue Anfrage kostspieliger: Ohne eine wiederverwendbare Datenstruktur beginnt jeder Fragebogen wieder bei null. 

Der Ausweg 

Eine einzige Datenstruktur, die zentral gepflegt und von allen Beteiligten genutzt wird, beseitigt dieses Risiko vollständig. Die an den Kunden übermittelte Energiedatenzahl ist dieselbe, die an die Bank geht. Dies liegt daran, dass sie aus derselben validierten Quelle stammt. Mit dem osapiens HUB ist diese Konsistenz in den Prozess integriert und nicht von der Disziplin einzelner Personen abhängig. Jede Offenlegung basiert auf derselben Grundlage – was bedeutet, dass die Glaubwürdigkeit mit der Zeit wächst, anstatt zu schwinden. 

Wie Fehler in der Berichterstattung wichtige Geschäftsentscheidungen verlangsamen oder blockieren können 

Die vier oben genannten Muster führen selten zu einem einzigen dramatischen Misserfolg. Ihre Folgen sind langsamer und heimtückischer: Sie prägen die Wahrnehmung des Unternehmens durch die wichtigsten Akteure. 

• Eine Lieferantenbewertung geht an einen Wettbewerber, dessen Nachhaltigkeitsdaten sauberer und konsistenter sind. 
• Eine Finanzierungsentscheidung wird verzögert, weil die Bank zusätzliche Klarstellungen zu ESG-Daten verlangt, die eigentlich klar sein sollten. 
• Ein Lieferantenaudit muss wiederholt werden, weil frühere Angaben nicht bis zu einer Quelle zurückverfolgt werden konnten. 
• Die Nachhaltigkeitsberichterstattung wird zu einem Notfallprojekt, sobald eine Transaktion, eine Partnerschaft oder eine Ausschreibung schnell zuverlässige Daten erfordert. 

Nichts davon ist auf böse Absichten zurückzuführen. Es ist das Ergebnis fehlender Strukturen – und der kumulativen Wirkung von Entscheidungen, die zum jeweiligen Zeitpunkt alle vernünftig erschienen. 

VSME-Berichterstattung: Was sie ist – und was sie nicht ist 

Ein weit verbreiteter Irrtum ist, dass VSME lediglich eine abgespeckte Version der CSRD ist – eine vereinfachte Compliance-Maßnahme für Unternehmen, die zu klein sind, um den vollständigen Standard zu erfüllen. VSME ist ein freiwilliger Nachhaltigkeitsberichtsstandard, der von der EFRAG speziell für nicht börsennotierte KMU entwickelt wurde, mit einem klar begrenzten Anwendungsbereich, der die Realitäten kleinerer Organisationen widerspiegelt – und einem eigenständigen Rahmenwerk, das kein Derivat von CSRD ist. 

Diese Fehlinterpretation sollte direkt angesprochen werden, da sie mittelständische Unternehmen in die falsche Richtung führt. VSME und CSRD dienen unterschiedlichen Zwecken und unterschiedlichen Zielgruppen. Die Behandlung von VSME als abgeschwächte Version von CSRD führt entweder zu übermäßigen Investitionen in unnötige Offenlegungen oder zu einer Unterschätzung dessen, was VSME strategisch leisten kann. Das Verständnis der tatsächlichen Beziehung zwischen den beiden Rahmenwerken ist der Ausgangspunkt für eine korrekte Positionierung – und dafür, das Beste aus dem Angebot von VSME herauszuholen. 

Wie osapiens die Nachhaltigkeitsberichterstattung strukturiert, skalierbar und stressfrei macht 

Der osapiens HUB wurde speziell für KMU entwickelt, die von einer reaktiven, ad hoc durchgeführten Nachhaltigkeitsberichterstattung zu einem kontrollierten, wiederholbaren Prozess übergehen möchten. Er zentralisiert Nachhaltigkeitsdaten, weist klare Verantwortlichkeiten zu und macht validierte Informationen für Kunden, Banken und Partner wiederverwendbar. Dank vordefinierter VSME-Strukturen und geführter Arbeitsabläufe benötigen mittelständische Unternehmen keine speziellen Nachhaltigkeitskenntnisse, um loszulegen. Die Plattform übernimmt den Prozess; die Teams treffen die Entscheidungen. 

Wenn sich die Anforderungen ändern – sei es durch zusätzliche Ansprüche von Interessengruppen, einen Wechsel vom VSME-Basismodul zum Komplettmodul oder zukünftige regulatorische Anpassungen – lässt sich das Berichtswesen ohne Unterbrechung skalieren. 

Mit mehr als 2.400 Kunden weltweit vereint osapiens regulatorisches Fachwissen mit praktischer Umsetzungserfahrung. Für KMU bedeutet das vor allem eines: eine Nachhaltigkeitsberichterstattung, die zuverlässig und wiederholbar ist und nicht länger ein Notfall darstellt. 

Um Stolpersteine zu vermeiden, kommt es nicht auf Perfektion an. Es kommt auf Struktur an. Struktur ist es, die aus der Nachhaltigkeitsberichterstattung einen wiederkehrenden Prozess macht, der überschaubar ist und Wertschöpfung generiert. 

Tauchen Sie mit dem osapiens VSME Guide tiefer in VSME ein.