Introduzione al VSME: Una Guida Pratica al Reporting di Sostenibilità per le PMI

Il reporting di sostenibilità non è più un tema che riguarda solo le grandi aziende. I clienti, le banche e i partner commerciali si aspettano sempre più spesso dati strutturati e comparabili sulla sostenibilità, anche da parte delle piccole e medie imprese.

La sfida per molte PMI non è la mancanza di volontà, ma l’incertezza su dove iniziare senza creare complessità superflue. È proprio qui che entra in gioco il framework VSME, il quale offre un punto di accesso pragmatico e scalabile al reporting di sostenibilità, in linea con le risorse reali delle PMI.

Questo articolo evidenzia:

• Come le PMI possono avviare il reporting di sostenibilità step by step utilizzando il VSME
• Perché il modulo base è il punto di partenza ideale e più semplice
• Come il modulo completo supporta le PMI in crescita nel tempo

Perché il reporting di sostenibilità spesso fallisce prima ancora di iniziare

Molte PMI rimandano il reporting di sostenibilità per una ragione semplice: è percepito come troppo complesso.

Aspettative poco chiare da parte degli stakeholder, richieste contemporanee di dati e standard complessi spesso portano a rinvii infiniti o a una raccolta di dati non strutturata, senza una chiara finalità. In entrambi i casi, il reporting aumenta il carico di lavoro, ma produce benefici limitati. Il framework VSME affronta questo problema definendo confini chiari, limitando l’ambito di reporting, concentrandosi sulle informazioni rilevanti e creando una struttura coerente per garantire trasparenza e comparabilità.

Il reporting di sostenibilità strutturato crea valore ben oltre la semplice conformità. I clienti utilizzano i dati sulla sostenibilità per valutare i fornitori e ridurre i rischi nelle proprie catene del valore. Le banche integrano sempre più spesso le informazioni ESG nelle valutazioni del merito creditizio e nelle condizioni di finanziamento. A livello gestionale, i dati sulla sostenibilità offrono al management una visione chiara dei rischi, dei costi e del potenziale di efficienza. Il framework VSME consente di allineare queste esigenze di dati creando una base dati condivisa e standardizzata che può essere riutilizzata da tutti gli stakeholder, evitando richieste frammentarie e sporadiche.

Lo standard volontario di rendicontazione di sostenibilità per le PMI non quotate (VSME) permette alle aziende di focalizzarsi sugli aspetti davvero rilevanti, senza gravare inutilmente sulle risorse.

Il modulo base VSME: un primo passo semplice nel reporting di sostenibilità

Il VSME si basa su una struttura modulare. Per la maggior parte delle PMI, il modulo base rappresenta il punto di partenza ideale. Copre infatti gli argomenti essenziali comuni alla quasi totalità delle attività aziendali, tra cui:

• strategia e governance
• impatto ambientale
• responsabilità sociale

L’obiettivo è la struttura, non la perfezione. Con il modulo base, le PMI possono creare un primo report di sostenibilità con un impegno contenuto, assicurando al tempo stesso coerenza e comparabilità tra i diversi periodi di reporting.

Una roadmap in quattro passaggi per avviare il reporting di sostenibilità con il VSME

All’avvio, il reporting di sostenibilità è più efficace quando segue una sequenza chiara e gestibile. Il framework VSME risponde a questa esigenza attraverso un approccio strutturato in quattro step.

Step 1: identificare ciò che conta davvero per la vostra attività

Il primo passo è orientarsi. Le PMI devono comprendere il framework VSME e individuare i temi di sostenibilità più rilevanti per il proprio modello di business. Al contempo, è necessario esaminare i dati già disponibili per individuare eventuali lacune. Questo approccio garantisce trasparenza ed evita di raccogliere dati non necessari in un secondo momento.

Step 2: assegnare responsabilità e processi chiari

La mancanza di responsabilità definite compromette rapidamente il reporting. Per ogni tema e metrica è necessario individuare un responsabile e stabilire un processo chiaro per la raccolta e la verifica dei dati. Per fare ciò, non è necessario un team numeroso, ma è fondamentale una chiara responsabilizzazione. Una definizione precisa dei ruoli garantisce coerenza e affidabilità in tutti i cicli di reporting.

Step 3: raccogliere dati sulla sostenibilità in modo strutturato

Una volta definite le responsabilità, le PMI possono raccogliere le metriche chiave più rilevanti per le loro operazioni, quali:

• consumo di energia e delle risorse
• emissioni di gas serra
• condizioni di lavoro
• informazioni relative alla governance

Il focus non è rivolto al volume dei dati, ma alla loro rilevanza, coerenza e tracciabilità.

Step 4: analizzare i risultati e redigere il primo report di sostenibilità

Nell’ultima fase, i dati raccolti vengono esaminati, classificati in ordine di priorità e consolidati in un primo report di sostenibilità. Questo report stabilisce una base di riferimento, favorisce una comunicazione trasparente con gli stakeholder e consente di monitorare i progressi nel tempo. Inoltre, rappresenta un punto di partenza per un miglioramento continuo, non la conclusione del percorso.

Perché gli Strumenti Digitali Sono Fondamentali per un Reporting VSME Scalabile

L’EFRAG fornisce un framework di base che aiuta le PMI a strutturare le proprie divulgazioni di sostenibilità. Per il primo ciclo di reporting, questo framework rappresenta un ottimo punto di partenza. Tuttavia, nella pratica molte PMI superano rapidamente la fase del reporting manuale. I dati sono spesso frammentati tra fogli di calcolo, e-mail e diversi reparti, rendendo difficile monitorare gli aggiornamenti, attribuire le responsabilità e rispondere in modo efficiente alle nuove richieste degli stakeholder.

Il reporting di sostenibilità non è più un’attività occasionale: quando diventa un processo continuo, queste inefficienze si aggravano. I processi manuali aumentano il rischio di incongruenze, di dati non aggiornati e di rielaborazioni inutili, soprattutto quando le stesse informazioni sono necessarie per scopi diversi, come richieste dei clienti, questionari bancari o decisioni interne.

Proprio per questo motivo è essenziale una soluzione digitale dedicata e incentrata sulle PMI. La soluzione osapiens Sustainability Suite è progettata specificamente per le piccole e medie imprese (PMI) per implementare il VSME in modo strutturato, efficiente e scalabile. L’osapiens HUB consente alle PMI di raccogliere, gestire e validare in modo centralizzato i dati di sostenibilità, in modo coerente con il VSME, mantenendo bassi gli sforzi e la complessità. Grazie a flussi di lavoro chiari, modelli VSME predefiniti e processi automatizzati di raccolta dati, il lavoro manuale e l’impegno di coordinamento si riducono notevolmente. Con l’aumentare dei requisiti, questa base digitale consente alle PMI di scalare in modo efficiente il proprio reporting, passando dal modulo VSME base a quello completo, rispondendo alle richieste aggiuntive degli stakeholder e preparandosi ai futuri standard normativi, senza dover rivoluzionare la propria configurazione di reporting.

Quando le PMI Dovrebbero Utilizzare il Modulo Completo VSME

Quando una PMI cresce, aumentano spesso anche i requisiti di sostenibilità. Il modulo completo è pensato per le aziende che:

• hanno una maggiore rilevanza in termini di sostenibilità
• ricevono richieste degli stakeholder più dettagliate
• hanno già esperienza di reporting

Questo modulo permette un’analisi più approfondita di temi come obiettivi climatici, biodiversità e due diligence sui diritti umani.

Di fatto, il passaggio dal modulo base a quello completo dipende raramente solo dall’ambizione interna, ma è più spesso stimolato da segnali esterni. Tra gli indicatori tipici figurano le ripetute richieste da parte dei clienti di dati climatici o sociali più dettagliati, le questioni relative alla sostenibilità che diventano parte integrante delle discussioni finanziarie con le banche o la partecipazione a gare d’appalto che richiedono divulgazioni ESG strutturate. Un altro fattore scatenante comune è la crescita: man mano che le PMI si espandono a livello internazionale professionalizzano la governance o formalizzano obiettivi di sostenibilità, il modulo base spesso non è più sufficientemente approfondito. Il modulo completo consente alle aziende di rispondere a queste esigenze senza dover ricostruire da zero la propria struttura di reporting.

Il vantaggio principale della flessibilità VSME: le PMI ampliano il reporting solo quando produce valore reale, non prima.

Il VSME Rende Gestibile il Reporting di Sostenibilità per le PMI

Il reporting di sostenibilità non deve essere un’attività complicata o gravosa. Con il framework VSME, le PMI possono partire da una struttura chiara, concentrarsi sulle informazioni rilevanti e sviluppare gradualmente le proprie capacità di reporting. Il risultato non è solo un report, ma una base affidabile per una comunicazione trasparente con clienti, partner e istituzioni finanziarie, oltre che una base scalabile per rispondere alle esigenze future.