PPWR-Compliance-Software: 7 Fragen, Die Sie Zuerst Stellen Sollten

Software für Verpackungs-Compliance wird oft genauso bewertet wie jede andere B2B-Software: Funktionen werden verglichen, eine Demo wird angesehen, und am Ende fällt die Wahl auf die  Lösung mit der besten Benutzeroberfläche. Die Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle (EU 2025/40) macht die Bewertung komplexer, da PPWR-Pflichten je nach Produkt, Rolle und Markt variieren. Die gewählte Software muss technische Dokumentation, Lieferantendaten und Konformitätserklärungen (DoC) über Jahre hinweg zuverlässig führen. 
 
Die PPWR trat im Februar 2025 in Kraft und gilt ab dem 12. August 2026. Mehrere Anforderungen, unter anderem Schwellenwerte für Recyclingfähigkeit und Rezyklatanteile, werden schrittweise bis 2030 und darüber hinaus eingeführt. Die erste Frist steht jedoch bereits kurz bevor. Diese sieben Fragen sollten Sie sich vor der Softwareauswahl stellen. 

1. Grundlage für Verpackungsdaten 

Damit ein Tool bei Recyclingfähigkeit, Kennzeichnung oder Stoffvorgaben unterstützen kann, muss es zunächst eine strukturierte Sicht auf den gesamten Verpackungsbestand bieten: Primär-, Sekundär- und Transportverpackungen, sortiert nach Material, Komponente und Lieferant. Genau hier zeigt sich bei vielen Unternehmen das Problem: Die Verpackungsdaten liegen verteilt in ERP-Systemen, Lieferanten-PDFs und Tabellen, die isoliert nebeneinander existieren. Ein Tool, das Dokumente lediglich auf Produktebene verwaltet, wird mit wachsendem Portfolio schnell an seine Grenzen stoßen. 
 
Prüfen Sie: Verknüpft die Software Verpackungsdaten über Produkte, Komponenten, Lieferanten und Märkte hinweg, aufbauend auf den vorhandenen ERP- oder PLM-Daten?  

2. Rollenbasierte Compliance-Logik 

Unternehmen haben meist mehrere Rollen unter der PPWR. Dasselbe Unternehmen kann für die eigene Markenware als Hersteller auftreten, für Waren aus Nicht-EU-Ländern als Importeur, und für Produkte von EU-Lieferanten als Vertreiber. Jede Rolle bringt eigene Pflichten mit sich: Hersteller stellen Konformitätserklärungen aus, Lieferanten liefern die zugrunde liegenden Daten, Importeure prüfen die Konformität von Verpackungen aus Nicht-EU-Ländern, und Vertreiber führen Stichproben durch. Ein einheitlicher Prozess für alle Verpackungsarten greift hier zu kurz. 
 
Prüfen Sie: Bildet das Tool für jede Rolle, die Ihr Unternehmen unter der PPWR einnimmt, einen eigenen Prozess ab? 

3. Lieferanteneinbindung 

Ein Großteil der Daten für Konformitätsbewertungen und technische Dokumentation liegt bei den Lieferanten: Materialzusammensetzung, Rezyklatanteil, Testergebnisse. Unstrukturierte E-Mail-Anfragen sind nur bei wenigen Lieferanten erfolgreich. Hinzu kommt, dass kleinere und Nicht-EU-Lieferanten mit den PPWR-Anforderungen oft nicht richtig vertraut sind. 
 
Prüfen Sie: Können Lieferanten strukturierte Daten in ihrer eigenen Sprache einreichen, ohne dafür eine eigene Lizenz zu benötigen? 

4. Konformitätsbewertung und Dokumentation  

Daten zu erfassen, ist nur ein Teil der Arbeit. Ein Ordner voller Lieferantenerklärungen, Spezifikationen und Prüfberichte zeigt nicht auf Anhieb, auf welcher Datenversion und welcher Lieferantenmeldung eine bestimmte Bewertung basiert, wer sie freigegeben hat oder was sich seitdem geändert hat. Sichtbar wird diese Lücke meist erst dann, wenn ein Kunde oder eine Aufsichtsbehörde konkrete Nachweise anfordert. 
 
Prüfen Sie: Kann die Software ein technisches Dokument oder eine Konformitätserklärung bis zu den zugrunde liegenden Daten, Nachweisen und der Genehmigungshistorie zurückverfolgen? 

5. Integration und Automatisierung 

Verpackungsdaten entstehen und verändern sich im operativen Tagesgeschäft, etwa in der Produktentwicklung, im Einkauf, im Lieferantenmanagement oder in der Logistik. Läuft die Software losgelöst von den bestehenden Prozessen, müssen Änderungen an zwei Stellen gepflegt werden. Genau diese doppelte Datenhaltung erzeugt die Inkonsistenzen, die eigentlich vermieden werden sollten. 
 
Prüfen Sie: Löst eine Verpackungsänderung im ERP- oder PLM-System automatisch eine Compliance-Prüfung in der Software aus? 

6. Skalierbarkeit, Sicherheit und Kontrollstrukturen 

Verpackungsdaten umfassen häufig geschäftskritische Informationen, etwa Lieferanteninformationen, Materialspezifikationen und Prüfberichte. Gerade in größeren Unternehmen können Anforderungen an den Hosting-Standort, die Zugriffssteuerung und Audit-Protokolle früh darüber entscheiden, welche Anbieter in die engere Auswahl kommen. Trotzdem werden diese Fragen oft erst nach einer überzeugenden Demo gestellt, wenn sich entsprechende Anforderungen deutlich schwerer verhandeln lassen. 

Prüfen Sie: Erfüllt die Plattform Ihre Vorgaben zum Hosting-Standort, Zugriffsrechten und Audit-Protokollen über alle Geschäftsbereiche und Rechtseinheiten hinweg? 

7. Weiterentwicklung des Anbieters und Gesamtkosten 

Bei der PPWR sind zentrale Details noch nicht abschließend festgelegt: Kriterien für recyclinggerechtes Design, Methoden zur Berechnung des Rezyklat Anteils und weitere Details werden erst in den kommenden Jahren durch delegierte Rechtsakte und Durchführungsrechtsakte konkretisiert. Deshalb zählt nicht nur der Funktionsumfang zum Start. Ebenso wichtig sind die Erfahrung des Anbieters im Umgang mit regulatorischen Änderungen und ein Preismodell, das auch bei steigenden Lieferantenzahlen und Verpackungsmengen planbar bleibt. 

Prüfen Sie: Kann der Softwareanbieter nachweisen, dass er seine Lösung zuverlässig an regulatorische Änderungen anpasst, und bleiben die Kosten auch bei wachsendem Umfang vorhersehbar?

Eine belastbare Grundlage schaffen

Auf keine dieser Fragen gibt es eine allgemeingültige richtige Antwort. Gemeinsam zeigen sie jedoch früh, ob eine Lösung darauf ausgelegt ist, PPWR-Compliance auch in größerem Umfang zuverlässig abzubilden, oder ob sie an ihre Grenzen stößt, sobald die ersten paar hundert Verpackungsartikel angelegt sind. Eine strukturierte Bewertung entlang aller sieben Bereiche nimmt mehr Zeit in Anspruch als eine schnelle Entscheidung auf Basis der Demo. Sie verursacht jedoch deutlich weniger Aufwand als eine spätere zweite Systemintegration mit erneuter Datenübertragung. 

Wie sich dieselbe Datenbasis auch auf angrenzende Regulierungen und den Digitalen Produktpass übertragen lässt, und was bei der Bewertung der sieben Bereiche zu beachten ist, zeigt der osapiens Guide „PPWR-Software auswählen: Ein strategischer Leitfaden für Verpackungs-Compliance“ im Detail.