Perché la Collaborazione con i Fornitori è la Vera Sfida del PPWR

• La conformità al PPWR dipende più dal controllo dei dati dei fornitori esterni all’organizzazione che dalla comprensione della normativa.
• Il livello di preparazione al PPWR dei fornitori non riduce la responsabilità legale: i dati mancanti o insufficienti continuano a rappresentare un rischio di non conformità per le aziende che immettono gli imballaggi sul mercato dell’UE.
• Una collaborazione strutturata con i fornitori non è più un elemento “nice to have”, ma un requisito fondamentale per la conformità al PPWR.
• osapiens aiuta le aziende a riacquisire il controllo dei dati dei fornitori rilevanti per il PPWR, grazie a flussi di lavoro strutturati, a una chiara attribuzione delle responsabilità e a una visibilità completa dei rischi.

I casi di non conformità al PPWR dovuti a un’errata interpretazione della normativa sono rari. Nonostante il regolamento sugli imballaggi e i rifiuti di imballaggio sia complesso, la maggior parte delle organizzazioni ha già dedicato notevole impegno per comprenderne gli obiettivi, l’ambito di applicazione e gli obblighi previsti in base ai ruoli. Ciò che concretamente si rivela molto più complesso non è la normativa in sé, ma i dati necessari per dimostrarne la conformità. Questi dati sono spesso incompleti, incoerenti o gestiti da terze parti esterne all’organizzazione. Le informazioni sulla composizione dei materiali, sulle sostanze, i risultati dei test e le specifiche dettagliate degli imballaggi sono spesso nelle mani di fornitori, aziende di trasformazione o fabbricanti a monte, anziché dell’azienda che immette gli imballaggi sul mercato dell’UE.

Il PPWR mette in evidenza questa dipendenza e definisce chiare responsabilità giuridiche per fabbricanti, importatori e distributori, richiedendo al contempo prove che possono essere ottenute solo tramite terzi. Comprendere il proprio ruolo nell’ambito del PPWR è quindi solo il primo passo: il fattore determinante è la capacità delle organizzazioni di accedere, verificare e gestire in modo affidabile i dati dei fornitori necessari per adempiere al proprio ruolo. In questo contesto, la collaborazione con i fornitori si rivela uno dei fattori di rischio più critici (e al tempo stesso ancora ampiamente sottovalutati) nell’ambito del PPWR.

Perché il PPWR aumenta i rischi legati ai fornitori

Il PPWR aumenta notevolmente le aspettative in materia di qualità, coerenza e verifica dei dati. Le conferme prive di dettaglio tecnico o le dichiarazioni generiche sui materiali, che in passato potevano essere sufficienti, ora non soddisfano più i requisiti normativi. Le aziende devono essere in grado di dimostrare, per ogni tipo di imballaggio, in che modo soddisfano requisiti quali la sicurezza chimica, la riciclabilità e la riduzione al minimo, sulla base di informazioni verificabili e aggiornate.

Ciò crea attriti in diversi punti della supply chain. Molti fornitori potrebbero non avere ancora familiarità con i requisiti del PPWR o interpretarli in modo diverso a seconda delle prassi del proprio mercato nazionale o di un determinato settore. Altri ancora potrebbero avere difficoltà a rispondere a richieste di dati ripetute, soprattutto se non strutturate o soggette a cambiamenti nel tempo. Nelle supply chain globali emergono ulteriori sfide, tra cui barriere linguistiche, lunghi tempi di risposta e formati dei documenti non conformi alle aspettative dell’UE.

È fondamentale evidenziare che il PPWR non modifica gli obblighi in base a quanto sono effettivamente pronti i fornitori. Eventuali ritardi, scarsa reattività o mancata conoscenza della normativa da parte di un fornitore non modificano la posizione giuridica dell’azienda che immette gli imballaggi sul mercato dell’UE. Dal punto di vista della compliance, i dati mancanti o insufficienti dei fornitori rimangono un rischio che deve essere gestito, non giustificato.

I principali rischi legati ai fornitori nell’ambito del PPWR

In termini pratici, i rischi legati ai fornitori nell’ambito del PPWR tendono a rientrare in tre categorie ricorrenti:

• gap nei dati, in cui dettagli rilevanti, certificati o informazioni sulle sostanze risultano mancanti o non aggiornati,
• informazioni incoerenti, soprattutto quando materiali simili vengono forniti da fornitori diversi,
• scarsa reattività dei fornitori, dovuta a sovraccarico di lavoro, aspettative poco chiare o scarsa conoscenza delle normative.

Questi rischi incidono direttamente sulla capacità di un’azienda di redigere la documentazione tecnica, rilasciare le Dichiarazioni di conformità e rispondere alle autorità di vigilanza del mercato. Senza una chiara visione di quali fornitori forniscano dati affidabili e dove esistano gap critici, gli sforzi di compliance restano fragili. È proprio in questi casi chediventa essenziale una gestione strutturata del rischio dei fornitori. Le aziende devono essere in grado di identificare quali fornitori siano associati a materiali ad alto rischio, quali articoli di imballaggio presentino i maggiori rischi di non conformità e in quali aree sia necessario concentrare in via prioritaria le azioni correttive.

Perché il sourcing globale aumenta i punti ciechi

Il sourcing globale accentua queste sfide. I fornitori extra UE potrebbero avere una conoscenza limitata delle normative europee in materia di imballaggi e potrebbero non disporre di una documentazione conforme agli standard UE. I rapporti di prova potrebbero essere mancanti o basati su metodologie non UE, le dichiarazioni relative alle sostanze potrebbero essere incomplete e la composizione dei materiali potrebbe non presentare il livello di dettaglio richiesto per le valutazioni PPWR.

Con il PPWR, questi punti ciechi non sono più accettabili. Le aziende devono individuare in modo proattivo i fornitori ad alto rischio e definire chiaramente le aspettative su qualità dei dati, tempistiche e documentazione di supporto. Ciò richiede più di semplici follow-up occasionali: è necessario adottare un approccio sistematico all’engagement dei fornitori che consideri la conformità normativa una responsabilità condivisa e continua lungo tutta la catena del valore. Una solida gestione delle relazioni con i fornitori contribuisce a orientare le interazioni verso processi stabili.

Ridurre il rischio dei fornitori nell’ambito del PPWR

Un approccio strutturato aiuta le aziende a riprendere il controllo:

1. identificando i fornitori associati a materiali critici o a imballaggi ad alto rischio,
2. definendo requisiti chiari e standardizzati per i dati,
3. monitorando le risposte dei fornitori e i gap nei dati,
4. dando priorità alle azioni correttive nei casi in cui il rischio di non conformità sia maggiore,
5. integrando la collaborazione con i fornitori nei processi operativi standard.

Da questo cambiamento si ottiene un vantaggio per entrambe le parti. I fornitori che comprendono quali sono le aspettative e possono contare su flussi di lavoro costanti sono più propensi a fornire informazioni accurate e tempestive. Per le aziende, una gestione strutturata delle relazioni con i fornitori riduce gli attriti, migliora l’affidabilità dei dati e crea una base più solida per la compliance. Nel tempo, la gestione dei fornitori passa da escalation reattiva a controllo proattivo del rischio.

Come osapiens supporta la gestione del rischio dei fornitori nell’ambito del PPWR

L’osapiens HUB, scelto da più di 2.200 aziende in tutto il mondo, supporta le imprese nella gestione dei rischi legati al PPWR, combinando la gestione del rischio dei fornitori, la gestione delle relazioni con i fornitori e la compliance al PPWR, in un’unica piattaforma integrata. L’HUB consente la raccolta strutturata dei dati, flussi di lavoro trasparenti e il monitoraggio continuo delle risposte dei fornitori e della qualità dei dati lungo le supply chain globali.

Responsabilità chiaramente definite e trasparenza sui dati consento alle aziende di ridurre i rischi legati ai fornitori, migliorare la collaborazione e costruire basi più solide per la conformità al PPWR. Questo approccio strutturato è oggi fondamentale, poiché le organizzazioni si muovono oltre le prime date di applicazione verso requisiti progressivamente più stringenti entro il 2030.

Volete approfondire la questione dei rischi legati ai fornitori nell’ambito del PPWR? Scaricate la PPWR Readiness Guide di osapiens e ottenete indicazioni pratiche su come sviluppare la collaborazione con i fornitori e garantire la trasparenza dei dati, restando al passo con la crescente complessità normativa.