Perché l’Engagement dei Fornitori è il Vero Collo di Bottiglia della Conformità EUDR

Il regolamento UE sulla deforestazione (EUDR) rappresenta molto più di un nuovo obbligo di reporting. Si tratta di un’iniziativa collaborativa volta a ridurre la deforestazione e a salvaguardare la biodiversità lungo le supply chain globali. Tuttavia, per le aziende che immettono prodotti rilevanti per l’EUDR sul mercato dell’UE, il successo del regolamento dipende da un fattore fondamentale: un coinvolgimento efficace dei fornitori.

Se da un lato i processi interni di compliance sono fondamentali, dall’altro un engagement efficace dei fornitori è altrettanto cruciale, ma spesso sottovalutato. Per raccogliere dati accurati su larga scala e mantenere coerenza tra centinaia o migliaia di fornitori, è necessario adottare un approccio strutturato. In assenza di processi ben definiti, la raccolta dei dati si basa spesso su richieste ad hoc, difficili da gestire su larga scala e che, nel tempo, possono complicare i rapporti con i fornitori.

È proprio in questo contesto che il coinvolgimento strategico dei fornitori diventa un vantaggio operativo e non un semplice requisito di conformità.

Le due direzioni dello scambio di dati EUDR

La conformità all’EUDR richiede che i dati fluiscano in due direzioni:

A monte (dai fornitori a voi): raccolta dei dati dei fornitori, dei dati di geolocalizzazione, delle informazioni sulle merci e della documentazione di supporto dai propri fornitori, al fine di effettuare valutazioni di due diligence.

A valle (da voi ai clienti): condivisione con i propri clienti dei numeri di riferimento delle dichiarazioni di due diligence (DDS) e della documentazione di valutazione, per consentire loro di adempiere agli obblighi di reporting.

Entrambe le direzioni sono necessarie per garantire piena conformità e verificabilità. Le aziende che considerano l’engagement dei fornitori come una semplice raccolta dati a senso unico perdono l’opportunità di costruire processi scalabili e basati sulla fiducia, capaci di generare valore per l’intera supply chain.

osapiens HUB for EUDR gestisce l’intero processo di compliance: raccoglie i dati dei fornitori, effettua analisi del rischio, crea le valutazioni del rischio e le dichiarazioni di due diligence, infine le trasmette a EU TRACES per ottenere i numeri di riferimento. All’interno di questa soluzione end-to-end, due portali dedicati rispondono alla sfida dell’engagement dei fornitori: il Portale Fornitori consente la raccolta dei dati a monte, mentre il Portale Clienti permette la condivisione a valle della documentazione di conformità con i vostri clienti.

In che modo il Portale Fornitori di osapiens automatizza la raccolta dei dati dei fornitori nell’ambito dell’EUDR

Il Portale Fornitori di osapiens trasforma la raccolta dei dati a monte da un’attività manuale onerosa in un flusso di lavoro automatizzato, basato su ordini di acquisto o prodotti.

Come funziona

L’onboarding dei fornitori nel sistema avviene tramite questionari preconfigurati che raccolgono i dati essenziali: informazioni sulla sede centrale, sulle sedi operative, sui certificati e altro ancora. Tutti i fornitori hanno accesso gratuito al portale, eliminando gli ostacoli legati ai costi e incentivando la partecipazione lungo tutta la supply chain. Disponibile in 29 lingue, il portale consente una collaborazione fluida con i fornitori di tutto il mondo.

Una volta registrati, i fornitori possono riutilizzare questi dati per diverse transazioni e per diversi clienti. Un unico fornitore che collabora con decine di clienti che utilizzano la piattaforma osapiens può gestire tutto da un unico portale, evitando l’inserimento superfluo dei dati e aumentando l’efficienza per l’intera base clienti.

Quando nel vostro sistema ERP viene emesso un ordine di acquisto relativo a merci soggette al regolamento EUDR, flussi di lavoro preconfigurati attivano automaticamente delle richieste di informazioni (incluse le coordinate geografiche) ai fornitori, i quali rispondono direttamente tramite il portale fornitori. Le valutazioni del rischio vengono eseguite automaticamente sui dati inviati e il coinvolgimento dei fornitori viene attivato in modo mirato solo quando necessario. In questo modo si garantisce una collaborazione efficiente, senza rallentare i processi di procurement.

I fornitori possono inoltre definire lotti ricorrenti per ridurre ulteriormente il carico di lavoro. Ad esempio, un fornitore può specificare che “tutte le consegne di olio di palma fino alla fine dell’anno provengono da questi appezzamenti specifici”, automatizzando così le risposte future ed evitando l’inserimento manuale dei dati per ogni ordine. I questionari specifici per prodotto garantiscono la raccolta dei dati giusti al momento giusto, mentre le funzionalità di caricamento massivo dei dati relativi agli appezzamenti di terreno (tramite GeoJSON, KML e altri formati) permettono di inviare i dati su larga scala in modo efficiente.

Il portale supporta inoltre requisiti di conformità che vanno oltre l’EUDR. I fornitori possono caricare certificazioni, ad esempio Rainforest Alliance, o compilare questionari relativi ad altre normative, come l’EU Supply Chain Act (CSDDD) rendendo la piattaforma un hub centrale per la condivisione dei dati relativi alla sostenibilità e alla compliance.

Collaborazione nei casi ad alto rischio

Quando una valutazione dei rischi identifica un appezzamento di terreno come ad alto rischio, il Portale Fornitori diventa uno strumento chiave di collaborazione, non solo ai fini della compliance.

Le misure di mitigazione del rischio vengono attivate automaticamente. Ad esempio, al fornitore viene inviato un questionario specifico sui rischi per raccogliere informazioni contestuali aggiuntive. I fornitori possono vedere esattamente quale appezzamento è interessato e possono comunicare direttamente con il proprio cliente tramite il portale.

Le immagini satellitari condivise consentono di analizzare la situazione in modo oggettivo. Invece di lunghe catene di e-mail, entrambe le parti lavorano sugli stessi dati geospaziali per comprendere il problema e definire strategie di mitigazione. Questo approccio basato su elementi concreti rafforza la fiducia e garantisce la trasparenza. Una volta completate con successo le misure di mitigazione, le aziende possono aprire una pratica relativa all’appezzamento specifico tramite il case management, evitando che non venga segnalato come ad alto rischio nelle valutazioni future. In questo modo si riducono i falsi positivi, si eliminano verifiche ridondanti e si rafforzano nel tempo i rapporti con i fornitori.

Portale clienti osapiens per la condivisione dei dati EUDR a valle

Se da un lato il Portale Fornitori consente la raccolta dei dati a monte, dall’altro, per completare il quadro della compliance in entrambe le direzioni è necessaria un’efficiente condivisione dei dati a valle. Il Portale Clienti offre ai vostri clienti un accesso centralizzato e gratuito ai dati EUDR. I clienti possono recuperare i numeri di riferimento delle DDS e la documentazione di supporto tramite URL sicuri e univoci, riducendo così le richieste manuali e accelerando il raggiungimento della compliance.

Rete di dati di osapiens per lo scambio diretto di dati EUDR

Per le aziende che utilizzano già osapiens HUB for EUDR, l’osapiens Data Network consente lo scambio diretto di dati tra partner commerciali, eliminando completamente la necessità di flussi di lavoro gestiti tramite portale.

I clienti inviano una richiesta di scambio di dati ai propri fornitori tramite un ID osapiens univoco. Una volta che il fornitore ha accettato la richiesta e collegato i prodotti, può condividere direttamente tra i propri tenant osapiens le valutazioni EUDR contenenti i numeri di riferimento DDS.

Vantaggi:

• nessuna procedura di onboarding necessaria se entrambe le parti utilizzano già osapiens HUB,
• nessuna integrazione richiesta grazie al collegamento diretto tra i due sistemi osapiens,
• automazione integrata della condivisione delle informazioni,
• effetti di rete con oltre 800 clienti EUDR sull’osapiens Data Network,
• infrastruttura riutilizzabile per la collaborazione con più partner commerciali.

Dalla conformità all’EUDR ai vantaggi nelle relazioni con i fornitori

Il coinvolgimento strategico dei fornitori nell’ambito dell’EUDR trasforma un obbligo normativo in un valore commerciale duraturo. Le aziende che investono in una collaborazione strutturata e scalabile con i fornitori ottengono:

• Preparazione più rapida all’EUDR: flussi di lavoro automatizzati e dati precompilati riducono il tempo necessario alla raccolta e alla verifica delle informazioni dei fornitori.
• Migliore qualità dei dati: questionari strutturati e una collaborazione basata su dati concreti garantiscono che i dati raccolti siano accurati, completi e pronti in caso di audit.
• Rapporti più solidi con i fornitori: processi trasparenti, evidenze condivise e riduzione delle attività ripetitive contribuiscono a creare un clima di fiducia e vi consentono di presentarvi come partner collaborativi, anziché come controllori della conformità.
• Condivisione scalabile a valle: il Portale Clienti e lo scambio diretto di dati eliminano i colli di bottiglia, consentendovi di gestire centinaia o migliaia di clienti, senza la necessità di far crescere proporzionalmente il team interno.

La conformità all’EUDR offre l’opportunità di migliorare radicalmente il modo in cui le aziende collaborano lungo le supply chain. Le organizzazioni che adottano un approccio strategico al coinvolgimento dei fornitori costruiscono relazioni e supply chain più resilienti, migliorano la qualità dei dati e creano processi operativi scalabili. In un mercato sempre più orientato alla sostenibilità e alla trasparenza, queste competenze diventano veri fattori di differenziazione competitiva.

Siete pronti a rivoluzionare il vostro approccio all’engagement dei fornitori nell’ambito dell’EUDR?

Scoprite come osapiens HUB for EUDR consente uno scambio di dati fluido a monte e a valle grazie a portali dedicati e all’osapiens Data Network. Scoprite osapiens HUB for EUDR | Partecipate alla nostra serie di webinar sull’EUDR (English)