Come scegliere un software di conformità PPWR: 7 domande da porsi prima di tutto

1. Base dati sugli imballaggi 

Prima che uno strumento possa aiutare con la riciclabilità, l’etichettatura o la conformità alle norme sulle sostanze, è necessaria una visione strutturata di ciò che si possiede: imballaggi primari, secondari e di trasporto, suddivisi per materiali, componenti e fornitori. Molte aziende scoprono in questa fase che le specifiche dei propri imballaggi sono sparse tra sistemi ERP, file PDF dei fornitori e fogli di calcolo che non comunicano tra loro. Uno strumento che si limita a memorizzare i documenti a livello di prodotto non sarà più sufficiente una volta che il portafoglio diventerà complesso. 

Chiedetevi: il software mappa gli imballaggi tra prodotti, componenti, fornitori e mercati? Si basa sui dati già presenti nei sistemi ERP o PLM? 

2. Logica di conformità basata sui ruoli 

Raramente un’azienda ricopre un solo tipo di ruolo economico ai sensi del PPWR. La stessa azienda può agire come produttore per i propri prodotti a marchio proprio, come importatore per le merci provenienti da fuori dall’UE e come distributore per i prodotti acquistati da fornitori dell’UE. Ogni ruolo comporta obblighi diversi: i produttori rilasciano le dichiarazioni di conformità (DoC), i fornitori forniscono i dati di base, gli importatori verificano che gli imballaggi provenienti da fuori dall’UE siano conformi e i distributori effettuano controlli a campione. Un unico flusso di lavoro generico applicato a ogni articolo di imballaggio crea punti ciechi. 

Domanda: Lo strumento è in grado di gestire flussi di lavoro diversi per ciascun ruolo che la vostra azienda ricopre ai sensi del PPWR? 

3. Supporto ai fornitori 

Gran parte delle informazioni necessarie per le valutazioni di conformità e la documentazione tecnica è in possesso dei fornitori: composizione dei materiali, contenuto riciclato e dati di prova. Le richieste via e-mail non strutturate non sono scalabili oltre una manciata di fornitori, e i fornitori più piccoli o non UE spesso hanno, in primo luogo, una familiarità limitata con i requisiti del PPWR. 

Domanda: i fornitori possono inviare dati strutturati nella propria lingua, senza bisogno di una licenza propria? 

4. Valutazione di conformità e documentazione 

La raccolta dei dati è solo metà del lavoro. Una cartella piena di dichiarazioni dei fornitori, specifiche e rapporti di prova non vi dirà, su richiesta, su quale versione dei dati e su quale invio del fornitore si sia basata una determinata valutazione, chi l’abbia approvata o cosa sia cambiato da allora. Questa lacuna di solito diventa visibile solo quando un cliente o un’autorità di vigilanza del mercato lo richiede. 

Domanda: il software è in grado di ricondurre un documento tecnico o una Dichiarazione di Conformità ai dati sottostanti, alle prove e alla cronologia delle approvazioni? 

5. Integrazione e automazione 

I dati relativi agli imballaggi vengono creati e aggiornati nel corso delle attività quotidiane: sviluppo del prodotto, approvvigionamento, gestione dei fornitori e logistica. Un software che opera come processo secondario scollegato aggiunge un secondo punto in cui effettuare l’aggiornamento ogni volta che qualcosa cambia, e proprio questa duplicazione è ciò che genera le incongruenze che il software avrebbe dovuto evitare. 

Domanda: Una modifica all’imballaggio nel vostro sistema ERP o PLM attiva automaticamente un controllo di conformità nel software? 

6. Preparazione aziendale, sicurezza e governance 

I dati di conformità relativi al packaging includono informazioni sui fornitori, specifiche dei materiali e rapporti di prova che sono spesso sensibili dal punto di vista commerciale. Per le organizzazioni più grandi, le questioni relative alla sede di hosting, al controllo degli accessi e ai registri di audit possono determinare fin dall’inizio la selezione dei candidati, eppure spesso vengono sollevate solo dopo una demo convincente, quando è più difficile negoziarle. 

Domanda: la piattaforma soddisfa i vostri requisiti in materia di hosting, controllo degli accessi e registri di audit in tutte le unità aziendali e persone giuridiche? 

7. Roadmap del fornitore e costo totale 

Il PPWR è ancora in fase di elaborazione sotto diversi aspetti: i criteri di progettazione per il riciclaggio, i metodi di calcolo del contenuto riciclato e altri dettagli prenderanno forma solo nei prossimi anni, attraverso atti delegati e di esecuzione. Un fornitore con una comprovata esperienza nell’adattarsi a questo tipo di cambiamenti è importante tanto quanto le funzionalità disponibili fin da subito, così come lo è un prezzo che rimanga prevedibile man mano che il numero dei fornitori e i volumi di imballaggi aumentano. 

Chiedete: il fornitore del software può dimostrare di aver saputo adattarsi ai cambiamenti normativi, con prezzi che rimangono prevedibili man mano che la vostra attività cresce? 

Costruire una base solida 

Nessuna di queste domande ha una risposta universalmente valida. Ciò che hanno in comune è che rivelano fin dall’inizio se una soluzione è progettata per garantire la conformità al PPWR su larga scala, oppure se dovrà essere sostituita una volta che saranno state integrate le prime centinaia di articoli di imballaggio. Una valutazione strutturata in tutte e sette le aree richiede più tempo rispetto a una scelta basata su una demo, ma ne richiede molto meno rispetto alla migrazione dei dati per due volte. 

Per un'analisi più approfondita di queste aree di valutazione, compreso il modo in cui la stessa base dati può estendersi a framework adiacenti e al Digital Product Passport, la guida di osapiens "Selezione del software PPWR: una guida strategica alla conformità degli imballaggi" illustra in dettaglio ogni dimensione.