osapiens HUB for Audit and Quality Assurance.
Pianifica, esegui e gestisci gli audit interni sulla qualità e sui fornitori in un'unica piattaforma. Raccogli le evidenze, traccia i rilievi e le azioni correttive e mantieni un audit trail completo, dalla preparazione fino alla chiusura.
Tutto ciò che serve al tuo processo di audit, in un unico spazio connesso.
Dalla definizione dell’ambito e delle checklist alla chiusura dell’ultima azione correttiva, ogni fase dell’audit rimane nello stesso luogo, con tutte le informazioni sul partner commerciale sempre disponibili. Saprai sempre a che punto è un audit, cosa resta da completare e dove trovare le evidenze.
osapiens HUB for Audit and Quality Assurance
Centralizza la pianificazione degli audit, raccogli le evidenze, collabora con i fornitori e monitora le azioni correttive su un'unica piattaforma per essere sempre pronto ad affrontare l'evoluzione delle normative relative alla supply chain.
osapiens HUB for Audit and Quality Assurance
Standardizza i processi di audit, semplifica la collaborazione con i fornitori e ottieni una visibilità end-to-end su rilievi, azioni correttive e performance dei fornitori.
osapiens HUB for Audit and Quality Assurance
Digitalizza i flussi di lavoro degli audit interni, automatizza i follow-up, assegna le responsabilità e mantieni un audit trail completo per incentivare il miglioramento continuo.
osapiens HUB for Audit and Quality Assurance
Coordina gli audit di certificazione, organizza la documentazione, monitora lo stato di preparazione agli audit e mantieni la conformità agli standard di settore da un'unica piattaforma.
L’audit è concluso. Ma puoi dimostrare che ogni criticità è stata risolta?
Rilievi, evidenze e azioni correttive si accumulano tra team, sedi e fornitori, per poi disperdersi in fogli di calcolo, caselle di posta elettronica e sistemi separati. A distanza di settimane, le domande più importanti diventano anche quelle a cui è più difficile rispondere: quali azioni sono ancora in sospeso? Chi ne è responsabile? E quali evidenze dimostrano che effettivamente qualcosa è cambiato? Quando un cliente, un ente di certificazione o un'autorità di regolamentazione pone queste domande, la risposta viene ricostruita a posteriori e sulla base di ciò che si ricorda e delle conversazioni via e-mail.
L’osapiens HUB for Audit and Quality Assurance colma questo gap negli audit normativi, di qualità, dei fornitori e di certificazione. Ogni rilievo, responsabile, scadenza ed evidenza rimane collegato all’audit da cui proviene, dalla preparazione fino alla chiusura documentata.
Dalla preparazione alla verifica: per ogni audit.
Preparara ogni audit a seconda dei requisiti corretti.
Definisci l’ambito, le tempistiche, le responsabilità e le checklist in un unico setup integrato. Il generatore di checklist, indipendente dallo standard di riferimento, supporta la logica di branching, le regole di scoring e le validazioni per i requisiti normativi, standard ISO, SOP interne e protocolli dei clienti. I template flessibili consentono di adattare ogni audit al sito, al fornitore o al processo di riferimento senza dover ricostruire il flusso di lavoro.
Esegui e documenta gli audit direttamente nell'app.
Gli auditor compilano le checklist, registrano i rilievi e allegano foto ed evidenze a supporto direttamente sul posto, tramite smartphone o qualsiasi altro dispositivo mobile e direttamente nel browser o nell’app mobile. La funzionalità offline garantisce il proseguimento degli audit anche in assenza di connessione a Internet e sincronizza automaticamente tutti i dati non appena il dispositivo si riconnette.
Trasforma ogni rilievo in un'azione correttiva.
Trasforma i rilievi direttamente in piani di azioni correttive e preventive: assegna i responsabili, fissa le scadenze, definisci la documentazione richiesta e chiarisci fin dall’inizio le condizioni per la chiusura. Promemoria automatici, escalation e flussi di lavoro di approvazione assicurano che ogni azione proceda senza intoppi, permettendoti di sapere cosa è in sospeso, chi ne è responsabile e se il problema è stato effettivamente risolto.
Valuta i risultati e rendi ogni decisione verificabile.
Utilizza i punteggi degli audit, i rilievi, i problemi ricorrenti e le performance CAPA per valutare in modo coerente sedi, processi e partner commerciali. I report di audit e le evidenze di conformità vengono generati direttamente dal record completato, in modo che ogni risposta, documento, approvazione e azione correttiva rimanga parte di un unico audit trail continuo.
Coinvolgi direttamente i fornitori nel processo.
Grazie all’integrazione con la Supplier Intelligence Suite di osapiens, tutte le informazioni sui fornitori sono raccolte in un unico luogo: dati anagrafici, certificati, rischi, valutazioni precedenti e ogni rilievo dell’audit, tutti collegati allo stesso profilo. Attraverso il Portale fornitori di osapiens, i fornitori mantengono autonomamente aggiornate queste informazioni, compilando questionari, rispondendo ai rilievi dell’audit e caricando le prove direttamente nel registro di audit, anziché tramite scambi di e-mail.
Domande frequenti
È possibile gestire audit dei fornitori, valutazioni dei fornitori, audit interni di qualità e conformità, audit delle aziende agricole e di gruppo, audit esterni di qualità e processi di certificazione sulla stessa piattaforma. È possibile configurare checklist, workflow, ruoli, sistemi di punteggio e risultati del reporting in base ai requisiti di ciascun tipo di audit.
No. Lo strumento di progettazione delle checklist e il generatore di workflow sono indipendenti dagli standard e possono essere configurati in base a standard esterni, protocolli dei clienti, politiche interne o processi di qualità specifici dell’azienda. È possibile definire modelli, tipi di domande, condizioni, validazioni, regole di punteggio e requisiti relativi alle evidenze per ogni caso d’uso.
Sì. Gli auditor possono utilizzare l’app mobile per compilare le checklist, registrare i rilievi, aggiungere foto ed evidenze e documentare gli audit anche senza una connessione Internet attiva. I dati vengono archiviati localmente e sincronizzati automaticamente non appena il dispositivo si riconnette.
Ogni rilievo può essere convertito in un’azione correttiva tracciata, con un responsabile, una scadenza, requisiti di documentazione e un processo di approvazione definito. Notifiche automatiche, promemoria ed escalation contribuiscono a garantire che le azioni non rimangano in sospeso senza essere notate.
Le CAPA interne vengono indirizzate ai team competenti. Le CAPA dei fornitori possono essere assegnate tramite il Portale Fornitori di osapiens, dove il fornitore invia direttamente le risposte e le evidenze a sostegno
Tramite il Portale Fornitori, i fornitori hanno la possibilità di compilare di compilare direttamente i questionari, rispondere alle non conformità, lavorare sulle azioni correttive e caricare la documentazione richiesta. Il tuo team non dovrà più raccogliere le risposte tramite e-mail, fogli di calcolo o strumenti separati di condivisione dei documenti.
Grazie all’integrazione del Portale con l’osapiens HUB, le risposte dei fornitori vengono automaticamente associate agli audit, alle CAPA e al partner commerciale di riferimento.
I rilievi degli audit possono essere resi visibili all’interno del profilo centrale del partner commerciale nella Supplier Intelligence, fornendo agli utenti l’accesso diretto ai dettagli dell’audit associati nell’Audit Management, inclusi i rilievi, le azioni correttive e le valutazioni dei fornitori. Ciò consente ai team di procurement, qualità, sostenibilità e compliance di accedere alle informazioni rilevanti relative agli audit dal profilo fornitore condiviso senza duplicare le schede dei fornitori. I dati dei fornitori e i dati anagrafici già disponibili nell’osapiens HUB possono essere riutilizzati per i flussi di lavoro relativi alla preparazione, all’esecuzione, alla valutazione degli audit e alla conformità, garantendo la coerenza delle informazioni tra i processi collegati.
Sì. Un motore di regole configurabile consente di definire trigger, condizioni e azioni per le diverse fasi del ciclo di vita dell’audit. I flussi di lavoro possono assegnare automaticamente attività, modificare stati, inviare notifiche, richiedere approvazioni, segnalare azioni scadute e avviare attività di follow-up. Ciò consente di digitalizzare il processo già in atto anziché adattare ogni programma di audit a un flusso di lavoro software prestabilito.
La piattaforma è in grado di generare report di audit strutturati e certificati basati direttamente sulle checklist completate, sui punteggi, sui rilievi e sulle evidenze a sostegno. Poiché i documenti vengono creati a partire dal registro di audit sottostante, il risultato riportato rimane collegato ai dati di origine e alla cronologia delle approvazioni.
I rilievi di audit, le valutazioni dei fornitori, i certificati e le evidenze relative alle azioni correttive possono supportare i processi documentati di due diligence e di controllo richiesti nell’ambito della conformità della supply chain e del reporting di sostenibilità. Grazie alla loro integrazione con Supplier Intelligence, i dati di audit rimangono collegati allo stesso fornitore, sito e contesto di conformità utilizzati nei flussi di lavoro CSDDD, EUDR e di reporting. Ciò riduce le richieste duplicate e crea un record tracciabile delle criticità individuate e delle misure correttive completate.
Ogni fase del processo rimane documentata: preparazione dell’audit, versioni delle checklist, risposte, rilievi, prove, responsabilità, approvazioni, azioni correttive e chiusura definitiva. Modifiche e decisioni possono quindi essere ricondotte a un unico registro completo e continuo.
Quando clienti, organismi di certificazione, autorità di regolamentazione o team legali richiedono evidenze, il tuo team può recuperare la cronologia completa dell’audit senza doverla ricostruire da e-mail, file locali e sistemi scollegati.
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