osapiens HUB pour Gestion du cycle de vie des fournisseurs
Ne passez plus votre temps à rechercher des informations sur vos fournisseurs par e-mail. Le portail fournisseurs osapiens est l'interface centrale entre vous et vos fournisseurs. Tandis qu'ils effectuent eux-mêmes leurs démarches grâce à des questionnaires guidés, vous gérez l'intégration, la qualification et la requalification depuis un seul et même endroit.
La qualification ne devrait pas se faire depuis votre boîte de réception.
Pour la plupart des entreprises, la qualification des fournisseurs rime avec e-mails, et pas qu’un peu. Les demandes sont envoyées une à une, les réponses reviennent sous différents formats, et les justificatifs finissent éparpillés entre boîtes de réception, disques partagés et feuilles de calcul. Personne ne peut donc affirmer avec certitude si le dossier d’un fournisseur donné est réellement complet. Lorsqu’un auditeur pose la question, les difficultés commencent.
La solution ne réside pas dans une boîte de réception mieux rangée, mais dans un portail partagé. Lorsque les fournisseurs saisissent eux-mêmes leurs données via un système guidé, la qualification cesse d’être une démarche passive que vous devez relancer et devient enfin un processus structuré que vous pouvez documenter, suivre et piloter.
De l’intégration des fournisseurs à la gestion continue du cycle de vie
Fournisseurs embarqués, réglementation par réglementation
Utilisez les modèles de questionnaires prêts à l’emploi de la plateforme pour l’EUDR, la LkSG, la CBAM et la PPWR – ou créez votre propre modèle – et envoyez-le à vos nouveaux fournisseurs via le Portail des fournisseurs osapiens. Aucun e-mail n’est nécessaire.
Fournisseurs : une seule réponse, plusieurs partages
Votre fournisseur remplit votre questionnaire sur le Portail des fournisseurs, guidé par des suggestions assistées par IA et la prédiction des codes NACE afin de garantir l’exactitude des informations saisies. Si votre fournisseur utilise déjà le Portail des fournisseurs osapiens, ses données existantes préremplissent le formulaire. Moins d’efforts pour vos fournisseurs, des réponses plus rapides pour vous.
Vérification, puis synchronisation automatique
La vérification et la validation des informations fournies par les fournisseurs suivent des workflows clairs et automatisés. Chaque réponse est transformée en tâche, attribuée à un responsable spécifique avec une date limite. Une fois approuvées, les données sont directement intégrées au profil du fournisseur : pas de ressaisie, pas d’enregistrements en double.
Recalibrer sans avoir à vous en souvenir
Le cycle de vie ne s’arrête pas à l’intégration. Lorsqu’un certificat est sur le point d’expirer ou qu’une nouvelle réglementation entre en vigueur, la plateforme déclenche automatiquement une nouvelle qualification et en informe votre équipe. Les dossiers de vos fournisseurs restent à jour d’eux-mêmes, et pas seulement au moment de l’audit.
Foire aux questions
Le Portail des fournisseurs est l’interface que vos fournisseurs utilisent pour vous transmettre directement des données, des documents et des réponses à des questionnaires, remplaçant ainsi les demandes éparses par e-mail par un processus guidé et structuré. Son utilisation est gratuite pour les fournisseurs, il est disponible en 29 langues et ne nécessite aucun logiciel de leur part.
Le HUB osapiens comprend des modèles de questionnaires prêts à l'emploi pour les principales réglementations de la chaîne d'approvisionnement, notamment l'EUDR, la LkSG, la CBAM, la PPWR et la NIS2. Vous pouvez les envoyer tels quels, les adapter à vos propres besoins ou créer des questionnaires personnalisés pour n'importe quelle norme interne – le tout à partir du même profil fournisseur.
Lorsqu’un fournisseur remplit un questionnaire sur le portail fournisseurs osapiens, ses réponses sont enregistrées dans son profil. S’il utilise déjà le portail pour un autre client, les données pertinentes existantes sont préremplies dans le formulaire ; il passe ainsi moins de temps à saisir à nouveau les mêmes informations, et vous recevez des réponses plus rapides et de meilleure qualité.
Une fois que le fournisseur a soumis ses réponses, votre équipe les examine et les valide via un workflow structuré : chaque réponse devient une tâche attribuée à un responsable précis et assortie d’une échéance. Les données approuvées sont ensuite directement intégrées au profil du fournisseur, sans ressaisie ni doublons, ce qui permet à tout le monde de travailler à partir du même fichier à jour.
La requalification est déclenchée automatiquement. Lorsqu’un certificat est sur le point d’expirer ou qu’une nouvelle réglementation impose de nouvelles exigences, la plateforme le signale et en informe votre équipe. Les dossiers des fournisseurs restent ainsi à jour tout au long de la relation, et pas seulement au moment de l’intégration ou de l’audit.
Une seule plateforme pour gérer plus de 2 000 fournisseurs : comment le groupe Classen maîtrise la LkSG et l'EUDR
En tant que leader mondial des revêtements de sol stratifiés et design, disposant d’un vaste réseau de fournisseurs, le Groupe Classen avait besoin d’une solution évolutive. Grâce à osapiens HUB, il évalue automatiquement les risques liés à chaque fournisseur, surveille l’actualité pertinente et intègre rapidement de nouveaux fournisseurs – sans avoir à effectuer de vérifications manuelles une par une. La LkSG et l’EUDR sont désormais gérées sur une seule et même plateforme.
