osapiens HUB for Audit and Quality Assurance.
Planifiez, réalisez et gérez les audits internes de qualité et les audits fournisseurs sur une seule et même plateforme. Recueillez des preuves, suivez les constatations et les actions correctives, et conservez une piste d’audit complète, de la préparation à la clôture.
Tout ce dont votre processus d’audit a besoin, dans un dossier unique et interconnecté.
De la définition du périmètre et des listes de contrôle à la clôture de la dernière action corrective, chaque étape de l’audit reste au même endroit, avec le contexte complet du partenaire commercial associé. Vous savez toujours où en est un audit, ce qui reste en suspens et où se trouvent les preuves.
osapiens HUB for Audit and Quality Assurance
Centralisez la planification des audits, collectez les preuves, collaborez avec les fournisseurs et suivez les actions correctives sur une seule et même plateforme afin de rester en phase avec l'évolution de la réglementation relative à la chaîne d'approvisionnement.
osapiens HUB for Audit and Quality Assurance
Standardisez les processus d’audit, rationalisez la collaboration avec les fournisseurs et bénéficiez d’une visibilité de bout en bout sur les constatations, les mesures correctives et les performances des fournisseurs.
osapiens HUB for Audit and Quality Assurance
Numérisez les flux de travail d'audit interne, automatisez les suivis, attribuez les responsabilités et conservez une piste d'audit complète pour favoriser l'amélioration continue.
osapiens HUB for Audit and Quality Assurance
Coordonnez les audits de certification, organisez la documentation, surveillez l’état de préparation aux audits et assurez la conformité aux normes sectorielles à partir d’une plateforme unique.
Vous avez terminé l’audit. Mais pouvez-vous prouver que tous les problèmes ont été résolus ?
Les constatations, les preuves et les actions correctives s’accumulent entre les équipes, les sites et les fournisseurs, puis se dispersent dans des feuilles de calcul, des boîtes de réception et des systèmes distincts. Quelques semaines plus tard, les questions essentielles sont celles auxquelles il est le plus difficile de répondre : quelles actions sont encore en cours, qui en est responsable et quelles preuves attestent qu’un changement a réellement eu lieu ? Lorsqu’un client, un organisme de certification ou une autorité de régulation pose la question, la réponse est reconstituée à partir de la mémoire et des fils de discussion par e-mail.
Le HUB osapiens dédié à l’audit et à l’assurance qualité comble cette lacune pour les audits réglementaires, de qualité, de fournisseurs et de certification. Chaque constat, responsable, échéance et élément de preuve reste lié à l’audit dont il est issu, de la préparation jusqu’à la clôture documentée.
Suivez chaque audit de la préparation à la validation.
Préparez chaque audit en fonction des exigences appropriées.
Définissez le périmètre, les calendriers, les responsabilités et les listes de contrôle au sein d’une même interface intégrée. L’outil de création de listes de contrôle, indépendant de toute norme, prend en charge la logique de branchement, les règles de notation et les validations relatives aux exigences réglementaires, aux normes ISO, aux procédures opérationnelles standard (SOP) internes et aux protocoles clients. Des modèles flexibles vous permettent d’adapter chaque audit au site, au fournisseur ou au processus concerné sans avoir à reconfigurer le flux de travail.
Réalisez et documentez vos audits directement dans l'application.
Les auditeurs remplissent les listes de contrôle, consignent leurs constatations et joignent des photos ainsi que des pièces justificatives directement sur place via un smartphone ou tout autre appareil mobile, que ce soit directement dans le navigateur ou dans l’application mobile. La fonctionnalité hors ligne garantit la poursuite des audits même sans connexion Internet et synchronise automatiquement toutes les données dès que l’appareil se reconnecte.
Transformez chaque constat en mesure corrective.
Transformez les constatations directement en plans d’actions correctives et préventives : désignez des responsables, fixez des échéances, définissez les justificatifs requis et précisez dès le départ les conditions de clôture. Des rappels automatisés, des escalades et des workflows de validation assurent le suivi de chaque mesure, ce qui vous permet de toujours savoir quelles actions sont en cours, qui en est responsable et si le problème est réellement résolu.
Évaluez les résultats et veillez à ce que chaque décision soit justifiable.
Utilisez les notes d’audit, les constatations, les problèmes récurrents et les performances des actions correctives et préventives (CAPA) pour évaluer les sites, les processus et les partenaires commerciaux de manière cohérente. Les rapports d’audit et les preuves de conformité sont générés directement à partir du dossier complété, de sorte que chaque réponse, document, approbation et action corrective s’inscrit dans une piste d’audit continue.
Impliquez directement les fournisseurs dans le processus.
Associées à la suite osapiens Supplier Intelligence, toutes les informations relatives aux fournisseurs sont regroupées en un seul et même endroit : données de référence, certificats, risques, évaluations précédentes et chaque constat d’audit, tous reliés au même profil. Grâce au portail fournisseurs osapiens, les fournisseurs les tiennent eux-mêmes à jour : ils remplissent des questionnaires, répondent aux constatations et téléchargent les justificatifs directement dans le dossier d’audit, sans passer par des échanges d’e-mails.
Foire aux questions
Vous pouvez gérer les audits de fournisseurs, les évaluations de fournisseurs, les audits internes de qualité et de conformité, les audits d’exploitations agricoles et de groupes, les audits externes de qualité, ainsi que les processus de certification sur une même plateforme. Les listes de contrôle, les workflows, les rôles, les systèmes de notation et les rapports peuvent être configurés en fonction des exigences de chaque type d’audit.
Non. L’outil de création de listes de contrôle et de workflows est indépendant de toute norme et peut être configuré en fonction de normes externes, de protocoles clients, de politiques internes ou de processus qualité spécifiques à l’entreprise. Vous pouvez définir des modèles, des types de questions, des conditions, des validations, des règles de notation et des exigences en matière de preuves pour chaque cas d’utilisation.
Oui. Les auditeurs peuvent utiliser l'application mobile pour remplir des listes de contrôle, consigner leurs constatations, ajouter des photos et des preuves, et documenter les audits sans connexion Internet active. Les données sont stockées localement et synchronisées automatiquement dès que l'appareil se reconnecte.
Chaque constat peut être transformé en une action corrective suivie, avec un responsable, une date limite, des exigences en matière de preuves et un processus de validation défini. Des notifications, rappels et escalades automatisés permettent de s’assurer qu’aucune action ne reste en suspens sans être remarquée.
Les CAPA internes sont transmises aux équipes concernées. Les CAPA des fournisseurs peuvent être attribuées via le portail fournisseurs osapiens, où le fournisseur soumet directement ses réponses et ses pièces justificatives
Le portail fournisseurs offre aux fournisseurs un moyen direct de remplir des questionnaires, de répondre aux constatations, de travailler sur les actions correctives et de télécharger les justificatifs demandés. Votre équipe n’a plus besoin de collecter les réponses par e-mail, via des feuilles de calcul ou à l’aide d’outils de partage de documents distincts.
Le portail étant intégré à osapiens HUB, les réponses des fournisseurs sont automatiquement intégrées au dossier correspondant de l’audit, des CAPA et du partenaire commercial.
Les résultats d’audit peuvent être rendus visibles au sein du profil central du partenaire commercial dans Supplier Intelligence, offrant ainsi aux utilisateurs un accès direct aux détails de l’audit associés dans la gestion des audits, notamment les constatations, les actions correctives et les évaluations des fournisseurs. Cela permet aux équipes chargées des achats, de la qualité, du développement durable et de la conformité d’accéder aux informations d’audit pertinentes à partir du profil fournisseur partagé, sans dupliquer les dossiers fournisseurs. Les données fournisseurs et les données de référence déjà disponibles dans osapiens HUB peuvent être réutilisées pour les workflows de préparation, d’exécution, d’évaluation et de conformité des audits, garantissant ainsi la cohérence des informations entre les processus connectés.
Oui. Un moteur de règles configurable vous permet de définir des déclencheurs, des conditions et des actions pour les différentes étapes du cycle de vie de l’audit. Les workflows peuvent automatiquement attribuer des tâches, modifier des statuts, envoyer des notifications, demander des validations, signaler les actions en retard et lancer des activités de suivi. Cela vous permet de numériser votre processus existant plutôt que d’adapter chaque programme d’audit à un workflow logiciel fixe.
La plateforme peut générer des rapports d’audit structurés et des certificats en s’appuyant directement sur les listes de contrôle complétées, les scores, les constatations et les pièces justificatives. Les documents étant créés à partir du dossier d’audit sous-jacent, le résultat rapporté reste lié à ses données sources et à son historique de validation.
Les constatations d’audit, les évaluations de fournisseurs, les certificats et les preuves des mesures correctives peuvent étayer les processus documentés de diligence raisonnable et de contrôle requis dans le cadre de la conformité de la chaîne d’approvisionnement et des rapports de développement durable. Grâce à son intégration avec Supplier Intelligence, les données d’audit restent liées au même fournisseur, au même site et au même contexte de conformité que ceux utilisés dans les workflows CSDDD, EUDR et de reporting. Cela réduit les demandes en double et crée un historique traçable des problèmes identifiés et des mesures correctives mises en œuvre.
Chaque étape du processus est documentée : préparation de l’audit, versions des listes de contrôle, réponses, constatations, preuves, responsabilités, validations, mesures correctives et clôture définitive. Les modifications et les décisions peuvent ainsi être retracées grâce à un historique continu.
Lorsque des clients, des organismes de certification, des autorités de régulation ou des équipes juridiques demandent des justificatifs, votre équipe peut récupérer l’historique complet de l’audit sans avoir à le reconstituer à partir d’e-mails, de fichiers locaux et de systèmes isolés.
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Conçues pour être interconnectées. Chaque suite renforce la valeur des autres.
Les fournisseurs que vous intégrez, les données que vous collectez, les workflows que vous définissez : chaque effort que vous consacrez à une suite porte ses fruits dans les autres. L’impact croît de manière exponentielle.
